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楼主: 淡如水

我对企业档案管理、知识管理的认识

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发表于 2008-11-5 17:30:34 |显示全部楼层
徐老师,我有时间一定要好好看看你的文章,以后也请你多指教,我是在县档案局工作的业务骨干。
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发表于 2008-11-5 18:57:57 |显示全部楼层
原帖由 林子 于 2008-11-5 17:30 发表
徐老师,我有时间一定要好好看看你的文章,以后也请你多指教,我是在县档案局工作的业务骨干。


别说“指教”,我们相互交流、切磋吧
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发表于 2008-12-9 22:43:10 |显示全部楼层
初来乍到,原来这是徐老师的帖子啊
徐老师,我在一家大型民企从事财经文档工作,你的文章给了我很大的帮助
希望我们以后能有交流的机会
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发表于 2008-12-10 11:11:40 |显示全部楼层
原帖由 phoenix 于 2008-12-9 22:43 发表
初来乍到,原来这是徐老师的帖子啊
徐老师,我在一家大型民企从事财经文档工作,你的文章给了我很大的帮助
希望我们以后能有交流的机会


欢迎!相互学习!
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发表于 2008-12-10 11:35:17 |显示全部楼层
娓娓道来,细细听之,吸可长,问所短,多碰撞才能出火花,当然,还要有那会识花火的人。
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发表于 2008-12-31 10:46:49 |显示全部楼层
徐老师:
   您能不能先挂几个典型的案例供我们学习学习啊!
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发表于 2009-1-9 10:34:32 |显示全部楼层
先学习,体会精神,后付诸实施.但愿在实际工作中能够有帮助.但愿不仅仅是个理论.
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发表于 2009-1-9 17:42:44 |显示全部楼层
徐老师为我们开辟了一个很好的学习平台,以后会持续关注徐老师的研究成果,尤其是企业档案管理与知识管理的研究,我越来越感觉到,这个问题在档案学研究领域是一个值得持续研究和深入探讨的问题,希望能够引起越来越多的人关注,出现越来越多新的研究成果,也希望能够得到徐老师的指点和赐教!

虽然我们不能解决知识管理的全部问题,但是,至少从我们档案学研究的视角,能够为企业知识管理提供一条可行的思路,同时赋予企业档案管理工作新的使命,足矣!
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发表于 2009-1-9 19:27:00 |显示全部楼层
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发表于 2009-1-9 19:41:43 |显示全部楼层
原帖由 why 于 2008-12-31 10:46 发表
徐老师:
   您能不能先挂几个典型的案例供我们学习学习啊!

你干脆请他去你们那里讲课,给你多将几个案例。
薄施俏红妆,轻舞兰台美!
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发表于 2009-1-9 20:09:33 |显示全部楼层
在这里,我发现了一个徐老师的系列:http://eakmrc.hubu.edu.cn/newslist.aspx?typeid=14
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发表于 2009-1-10 07:42:22 |显示全部楼层
看了徐老师的文章,大有暂获。
有几个问题还不是很清楚,在这里求教:
1、知识管理是不是 只适合于企业?
企业需要以低成本获得高产出,投入和产出可以量化地衡量,知识管理成本也能获得高增殖。
而在我国大量存在的国家机关和事业单位,追求社会效益,需要知识管理吗?虽然说现在政府部门也
在转向“企业化管理”,然而国家机器“螺丝钉”的角色还是很明显,知识管理似乎还是无用武之地?

2、徐老师在一篇文章中举例说明知识管理的实现:要从下而上,从技术到文化,要与工作流程相结合。
中国惠普公司知识管理的失败就在于知识管理高官仅发起企业文化改革风暴,而忽视了基层工作。而惠普总公司
知识管理的成功之得益于基层员工的努力。那么,知识管理从哪里开始好呢?基层管理员工显然在掌握知识资本,
技能、创新能力方面都不足,决策权、话语权都不够,怎么办才好呢?

这里先问两个问题
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发表于 2009-1-10 09:23:20 |显示全部楼层
原帖由 荠菜花儿开 于 2009-1-10 07:42 发表
看了徐老师的文章,大有暂获。
有几个问题还不是很清楚,在这里求教:
1、知识管理是不是 只适合于企业?
企业需要以低成本获得高产出,投入和产出可以量化地衡量,知识管理成本也能获得高增殖。
而在我国大量存在的国家机关和事 ...


关于第一个问题:
        广义上的知识管理分为社会知识管理(KM of Society)、组织知识管理(KM of Organization)和科学知识管理(KM of Science)。社会知识管理着重研究社会文化的知识交流。科学知识管理着重研究科学知识的创造。组织知识管理着重研究如何通过改进组织的知识流程提高组织效率和竞争力。组织知识管理又可分企业知识管理(KM of Business,也称为公司知识管理)、非赢利性机构知识管理(KM of Non-profit Organization)、政府知识管理(KM of Government)和教育机构知识管理(KM of Educational Institutions)。[ 陈锐:《公司知识管理》,山西经济出版社,2000年9月第1版,前言。]
在知识管理的所有分支中,企业知识管理的研究最为活跃,其产生的实际效益也最为突出,故倍受人们关注,以至于人们常常将“知识管理”和“企业知识管理”视为同一概念,尤其是在不加以说明的情况下,“知识管理”就是指“企业知识管理”。
理论上,政府部门、事业单位也可以并且应该实施知识管理,但是,实践上,政府部门、事业单位比较成功地实施知识管理的案例很少。因为政府部门、事业单位缺乏如企业那样的追求经济价值最大化的内在动力,实施效果也不易评估。

关于第二个问题:
我想,一方面,从知识管理的规律来看,没有自下而上的动力,知识管理就如“空中浮云”,无法“落地生根”;
另一方面,中国人的传统、特性又决定,没有自上而下的推力,知识管理也难以贯彻实施、全面推广。
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发表于 2009-1-10 09:35:42 |显示全部楼层
原帖由 why 于 2008-12-31 10:46 发表
徐老师:
   您能不能先挂几个典型的案例供我们学习学习啊!


2001年我最初听说“知识管理”时,我觉得这是一个比较虚、比较空洞的概念。尤其是看了几篇图书情报界的文章之后,我更加坚信是如此。到了2002年寒假,我看了几本外国企业管理学者写的知识管理著作,我才改变了这种认识。
这几本书,学者以大量生动的例子告诉了我知识管理是什么,为什么重要,如何做?于是,我下定决心将知识管理作为自己的一个研究方向。

我不知你需要什么样的典型案例?是一般性的,还是关于档案管理如何向知识管理发展的?
我想,前者案例是很好找的;后者案例比较少,我这有一些。不过,由于众所周知的原因,我只愿意线下提供给你。
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发表于 2009-1-11 11:04:01 |显示全部楼层
谢谢淡如水老师!!
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发表于 2009-1-12 10:16:11 |显示全部楼层
知识管理的暖风什么时候吹到我们这里呢?

我接触徐老师的知识管理后,感觉并不空洞,也不虚了,
我希望知识管理大行其道,从“人尽其才”,到“人才无限”。

然而企业知识管理在我国的使用范围有多少?这是我求教于徐老师的
第三个问题:
企业,有纯粹的自主权——经营权、财务权、人事权的企业在我国并不多,
在我国国民经济中,国有企业或国家控股的企业,比如中国石油,中国石化,
中国电信,宝钢等掌控着国民经济的命脉。企业董事长只是代表国家行使权利,
由国家任命,对于他来说,在哪个企业任职没什么差别,只要待遇保持一致。
所以企业文化的建设并不能深深地扎根。“一朝天子一朝辰”,所以不要希望
在这样的大型国企中推行知识管理,不会产生好的效益。

知识管理得到很好的执行的可能会在我国大型民营企业中,因为民营企业老总
把企业看成身价性命,会采纳一切合理化建议。而我国好的民营企业并不多:万科、
苏宁、国美、蒙牛、新希望等。大家可以看到上面举例中有两家已经出了问题:国美和蒙牛。
民营企业在我国生存之难大家可以想象。那么小的民营企业在这次金融危机中倒掉大半。

那么请问淡如水:您认为知识管理应该从那些企业着手比较好?会在什么样的领域遍地开花?
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发表于 2009-1-14 08:06:56 |显示全部楼层

案例1:Domino.Doc 提高了通用汽车的档案管理

通用汽车北美公司负责 Chevrolet,Pontiac, Oldsmobile, Buick, Cadillac, GMC 和 Saturn 汽车的设计、生产和市场营销。约有 120种类型的档案用在开发过程中(测试报告、工程标准、技术参数、零部件参数、会议纪要、内部备忘录、以及项目间的所有事宜)。但其中只有 25种档案以通用和系统的方式来管理。

  业务需求:最为全球最大的工业企业,通用汽车深知保持竞争优势、及时推出新车型是非常重要的。通用汽车拥有 1650亿美元资产,全球超过 50万名的员工储藏了丰富的知识资源。在通用汽车北美公司,档案管理系统用来管理工程档案的从起草到发布等一系列流程。同时又是工程师获取知识的中心点。

  解决方案:考虑 Domino.Doc。Lotus Doimon.Doc 是一个基于 Web 的档案管理解决方案,建立在 Domino 基础设施之上,为企业提供了灵活可扩展的档案管理方案。

  收益:通用汽车认识到员工获取知识的价值,Domino.Doc 帮助他们建立了知识管理的基石。在未来的几年中,汽车工业的大部分经验将要作废,但通用汽车相信他们的知识不会随它而消失。通过Domino.Doc,通用汽车能够找到和了解员工创建的文档,让新员工可以发现,管理和获取需要信息。

  成功案例

  通用汽车面临的问题:

  最为全球最大的工业企业,通用汽车深知保持竞争优势、及时推出新车型是非常重要的。通用汽车拥有 1650亿美元资产,全球超过 50万名的员工储藏了丰富的知识资源。在通用汽车北美公司,档案管理系统用来管理工程档案的从起草到发布等一系列流程。同时又是工程师获取知识的中心点。

  通用汽车北美公司负责 Chevrolet,Pontiac, Oldsmobile, Buick, Cadillac, GMC 和 Saturn 汽车的设计、生产和市场营销。约有 120种类型的档案用在开发过程中(测试报告、工程标准、技术参数、零部件参数、会议纪要、内部备忘录、以及项目间的所有事宜)。但其中只有25种档案以通用和系统的方式来管理。

  项目开始情况

  GMNA(通用汽车北美公司)以前的档案管理情况是许多个部门有多种不同的技术。GM 业务服务部门的系统工程师, Michael Leslie 介绍说:“不同的用户需求导致了产品的购买决策是基于特性而不是可应用性。”

  考虑到实施的有限性和旧的档案管理技术的费用,所以不可能把更多类型的文档或更广泛的用户组加入到系统中。“有一些类型的档案,例如工程图纸和发货纪录, 都在非常专门的档案管理系统中,非常好的管理起来,而更多的文档却没有通过控制手段管理起来。”Leslie 说。大量的文档都散落到个人的本地硬盘和网络 驱动器上,或小型工作组的系统中,没有完全管理起来。

  档案管理的需求就像“电子邮件”一样

  公司的管理层认识到他们需要调整档案管理流程,把它作为通用汽车的基础设施,就像电子邮件一样。为了能更有效的使用,还需要减少原有系统的数量。

  考虑 Domino.Doc。Lotus Doimon.Doc 是一个基于Web的档案管理解决方案,建立在 Domino 基础设施之上,为企业提供了灵活可扩展的档案管理方案。 Domino.Doc 可以管理档案的整个流程周期:从想法、创作、到评阅、审批、发布和归档。它提供了主要的档案管理功能,包括签入/签出、版本、文档简要表、和存储层次结构。Domino.Doc让内容管理更方便和更多人使用,成为知识管理战略的主要组成部分。

  建立在 Domino 体系上,Domino.Doc 是 ODMA(开放档案管理 API)兼容的系统,能方便地扩展到整个企业。用户可以使用最适应的用户界面,从相应的文件柜和文件架中签出档案。当他们阅读、评阅和更新档案完成后,只需简单地签回存储库中用同事使用。

  通过 Domino.Doc,通用汽车发现有能力可以将所有档案都置于管理之下,加快业务和工程速度,让正确的人在正确的时间能够得到这些档案。并通过这种方式,能跨部门标准化档案管理应用。Leslie说:“这是我们现有的档案管理技术所不能提供的,以前的比较贵而且实施起来非常麻烦,特别是在我们这样的大公司里。”

  Lotus Domino.Doc 解决方案

  利用了通信基础设施

  通 用汽车是Lotus Notes/Domino的大客户,Domino.Doc 正好可以利用这个投资。从最终用户的角度考虑,Domino.Doc 只需要最少的培训。他们通过 Notes 或浏览器来访问,是常用的工作环境的一个应用扩展。这种独一无二的优势减轻了实施一个新应用而需要的企业上万人培训的困难。另外, Domino.Doc 特别适用于企业的实施 - 意味着可伸缩和可承受以及灵活性。Leslie介绍说:“最根本的,我们可以把所有 120种档案保存到这个系统中。作为一个企业,我们有责任管理关键的业 务纪录,不只是规章方面,而且包括业务方面。”

  通过实施 Domino.Doc 基础设施,公司认识到要做到:

  强制性的把档案管理作为日常的通用应用。

  开发/购买第三方的产品要能广泛的使用

  在整个企业范围统一开发工作

  消除导致特殊需求的部门间隔阂

  为知识管理战略做准备

  通过汽车已经将 500,000个档案从现有系统迁移到 Domino.Doc 中。去除了专有的客户端,把这些档案都放到 Web 上的可控环境下。“通过这些工 作,公司开发了标准的模板、结构和数据类型,使我们的工程师,无论是 Chevy 专家还是 Buick 的熟练工人,都只有一个标准的‘测试报告’和‘技术参数 ’。”Leslie 介绍说。

  带来的结果

  Domino.Doc - 知识管理的基石

  通用汽车认识到员工获取知识的价值,Domino.Doc 帮助他们建立了知识管理的基石。在未来的几年中,汽车工业的大部分经验将要作废,但通用汽车相信 他们的知识不会随它而消失。通过 Domino.Doc,通用汽车能够找到和了解员工创建的文档,让新员工可以发现,管理和获取需要信息。

  “完整的文档管理可使一个档案对所有人都表达了同一个意思。通过扩展到整个 Domino 基础设施和作为一个知识基础,Domino.Doc 能将档案管理和知识管理扩展到在整个北美公司。”

  使用的产品和服务

  本案例分析中使用的 IBM 产品和服务

  软件otus Domino
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案例2:微软公司的基建档案管理系统

比尔·盖茨(Bill Gates)在《未来时速》提到这样一件事情:数年前,微软公司在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了,而这些蓝图是制作下一阶段建筑工作的背景。于是有关人员打电话找刚退休的原微软房地产和设施部主任,他让大家去找一个电工,果然蓝图就在这个电工那里。事实上,这个电工是世界上惟一拥有微软所有建筑平面图的人。微软公司每年建筑50100万平方英尺的新办公空间,而全部重要的“知识基础”却装在少数人的脑袋里和几堆蓝图里,这些蓝图甚至还没有存档。微软房地产和设施部被这次事件惊动,从而决定开发一个数字档案系统来保存在二十年来建筑工作中所积累起来的所有知识。微软将所有的蓝图、示意图及其他建筑信息放进系统中,还为销售商创建了一个CAD标准。将来自销售商电脑系统的电子文件也转移到公司内部的系统里,再为销售商创建一个外联网站点,与项目相关的人员可以进入这个网址。每个人都可以储存建筑早期阶段的问题和解决方案。因为重新控制了信息、知识,微软就可更广泛地投标房地产项目,从而得到更好的报价和更高的灵活性。微软内联网上也公布了楼层平面图,楼层平面图页面是微软内联网上被访次数最多的网址。[ 比尔?盖茨.未来时速:数字神经系统与商务新思维[M].北京:北京大学出版社,1999:226~227]
在这个案例中,微软事实上只是开发了一个功能强大的基建档案管理系统而己,但真正用好了这个系统,取到很好的知识管理效果。
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俺们乡里的“工作”有多少“知识”,怎样“管理”?
——谢谢徐老师了
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