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工程档案按件整理

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发表于 2013-11-13 18:40:26 |显示全部楼层
我公司工程档案一直都是沿用传统的立卷方法来整理的,但这种传统立卷使用档案的接收、审核及整理的效率都比较低,也很难对施工单位提出明确的要求。借着上档案管理系统的机会,想改变这种传统做法,改为按件来整理工程档案,并想实现实时收集工程档案的电子文件。为达成这个目标,我把以前的粗糙型的收集范围做成了明细的归档清单,归档清单是以“件”为整理单位进行梳理的,这个“件”,并不是普通的一文一件,可能是多文一件,也可能是某一种类一“件”,主要是固定“件”的装订范围,按这个整理方法和标准,使工程文件的整理做到随有随整,工程完工后工程文件的整理也完成了,实体移交档案室,档案室只要给好档号,就可以直接装盒入柜了。
但这种整理方法怎么在管理软件上实现呢,会不会有什么风险呢,希望大家指点指点。

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发表于 2013-11-16 15:17:41 |显示全部楼层
工程文件系统性、成套性相当强,为何要 固定“件”的装订范围 ?随有随整,会使未办理完毕的文件利用起来相当麻烦。
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发表于 2013-11-19 14:56:32 |显示全部楼层
我们是按卷为单位整理的,至于案卷里的具体有某些文件,不同类别有不同内容
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发表于 2013-11-29 12:07:33 |显示全部楼层
肯定是办理完毕的文件才归档,不过可以利用档案管理系统来先收集条目信息和电子文件,不会造成任何利用问题,
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发表于 2014-2-19 09:56:17 |显示全部楼层
还是需要按卷整理。可以预编档案号,到时候工程结束时,再根据实际情况修改档案号。
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发表于 2014-3-18 15:04:36 来自手机 |显示全部楼层
这个“件“与文书的件不完全一样,这里的件是指可以是一份文件,也可以引申为种类,每件有固定的归档编号,固定其位置,
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