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论我国档案整理工作的基本原则——档案工作系列论文之三

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发表于 2013-7-25 12:19:47 |显示全部楼层
黄世喆  归吉官

  [摘要] 国内主流教科书对我国档案整理工作的原则的表述是存在欠缺的,现有档案整理工作原则的表述是全宗理论的内容之一,而全宗理论包含于来源原则之中。据此我们认为,来源原则才是档案整理工作的基本原则。
  [关键词] 档案整理工作 来源原则 全宗理论

  按照国内有关《档案管理学》课程的权威教材的说法,我国档案整理工作的原则是:“整理档案应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。”[1]从内容上看,这一原则主要是针对每一个单位内部的档案保管机构(也就是档案室)的档案整理以及归档前的文件整理而言,并没有明确涉及档案馆对全宗进行区分的整理内容。而通常,“档案整理工作的主要内容包括:区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目录的编制。”[2]这就说明,如此表述档案整理工作的原则是存在欠缺的。据此我们认为,有必要梳理一番我国档案整理工作的基本原则。

  一、全宗理论既是整理方法和理论,也是整理原则
  全宗问题,无论是在档案学基础理论体系还是在档案管理实践(尤其是档案的整理)中,都占据着极其重要的地位。全宗是档案整理和分类的出发点,全宗理论既是一种整理方法和理论,也是一条整理原则。
  1、关于全宗概念
所谓全宗,就是“一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。”[3]“全宗”的字面意义,就是指一个组织(或个人)的全部档案。
  而通常所理解的全宗,正如国家档案局1987年发布的《机关档案工作业务建设规范》规定的:“一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。”即通常所说的全宗是狭义的理解,是针对一个机关的全部档案而言,不涉及其他组织或人物。这种狭义的理解可以追溯到“全宗”一词的起源,即当初在法国,“全宗”就是针对一个机关的全部档案而言,是作为对档案馆内档案分类的原则和方法而提出来的。后来逐渐扩展成“一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。”
  更加广义的理解是我国档案学者冯惠玲、何嘉荪提出的“主体全宗与客体全宗”的观点。他们认为:“比如有些档案不是以同一形成者为核心,而是以同一项工程、同一种产品、同一项科研课题为核心,即以同一活动内容或事由为核心而形成的,如果仍然千篇一律地以形成者为依据组织馆藏档案,在有些情况下就难以行得通”。[4]于是,为了完善全宗理论,避免出现“打破全宗界限”的情况,就提出了“主体全宗与客体全宗”新概念。
  但我们认为,这样的提法虽有其合理性,但也存在不妥之处,所以没必要作如此的扩展(在此不再详述)。[5]我们还是认可教材中关于全宗的定义。
  2、关于全宗理论
  区分全宗是档案整理工作中的重要环节,因此,档案整理的原则应该包含有区分全宗的内容。
  为什么要区分全宗?如何区分全宗?全宗理论应该能解答这些问题。
  首先,我国的全宗理论是在前苏联的国家档案全宗概念的基础上逐步形成的,认为:一个全宗就是一个机关、组织或者个人在社会活动中形成的全部档案的总和。基本涵义有三点,即全宗是一个有机整体,全宗是在一定的历史活动中形成的,全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗原则,就是同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。全宗的实质:“是指一个国家或一个档案馆对档案实体进行分类所采用的一种原则——来源原则,以及根据这个原则所确定的一种分类单元。”[6]也就是说,各级国家综合档案馆根据档案的来源进行实体分类管理,每一个相对独立的来源就是档案馆确定档案实体分类的单元,一个来源对应一个单元,也就是一个全宗。全宗理论中将全宗的类型分为:独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。但在现有的教材中,一方面承认全宗应该划分为上述的四种类型,另一方面又将联合全宗、全宗汇集、档案汇集列为全宗的补充形式,这种似是而非、模棱两可的态度在教材中出现实属不该。其实,联合全宗、全宗汇集、档案汇集与全宗的典型形式——独立全宗都是档案馆根据特定的来源(形成源)来组织分类的,并没有违背全宗的实质——来源原则。只不过这一特定的来源(形成源)在不同全宗类型表现各有差异而已,也就是说,并不是所有的来源(形成源)都表现为一个独立的机关、组织或个人。之所以出现这样的摇摆不定、前后矛盾,主要是由于对全宗理论不自信造成的,或许用来源原则来解释会显得更理直气壮。
  其次,全宗理论是在档案集中管理过程中应对档案整理问题,不断改进档案整理方法而逐步形成的。全宗理论的雏形就是一种档案整理方法,用于档案馆区分全宗。区分全宗是档案馆档案整理工作的首要环节,只有把全宗区分好了,后面的一系列整理工作程序才好进行。
  最后,在这一档案整理方法上加以总结、丰富、升华达到一定的理论高度,并最终成为档案整理必须恪守的原则。全宗理论作为一个知识体系,包含着全宗的确定、全宗的构成、全宗的特征、全宗内档案的分类、整理等主要内容。全宗理论形成之初主要解决的是档案整理中的问题,但其发展到今天已超越了档案整理范畴,可以应用于档案的鉴定、统计等一系列档案工作环节当中。当然,即便是全宗理论得到极大发展的今天,全宗理论的实质并没有改变,仍然是档案整理必须恪守的原则。

  二、现有档案整理工作原则的表述是全宗理论的内容之一
  接下来,我们对现有档案整理工作原则的表述分三部分进行分析。
  1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础
  虽然区分全宗本身在一定程度上体现了充分利用原有的整理基础的要求,但从来源原则的发展历程来看,法国的尊重全宗原则(即第一阶段)只要求区分全宗,而不要求全宗内的档案分类应该充分利用原有的整理基础。这一要求到了第二(德国登记室原则)、第三(荷兰来源原则)阶段才明确。所以说,这一要求更多是针对一个全宗内文件的系统整理。或者说,从“档案的整理应该充分利用原有的整理基础”这一要求出发,并不必然地推出“档案整理应该首先区分全宗”的结论。实际情况是,法国的尊重全宗原则(即第一阶段)区分全宗是全宗理论(或来源原则)初步形成的标志,而第二(德国登记室原则)、第三(荷兰来源原则)阶段是在此基础上发展完善,才真正做到这一要求。
  “充分利用原有基础”整理档案,是我国在长期的档案工作实践中形成的整理传统,而且已经被证明是比较切实可行、有效的整理方法。“应该充分利用原有的整理基础”就意味着不要轻易打乱原有的整理体系,只要已有的整理体系有规可循、有目可查就应该维持原状,无需打乱重整。当然,这里所强调的“充分利用原有基础”只是针对已系统整理过的文件而言,并不是说未经过整理的、零散的文件也要极力维持其原状。实际上,这样做的好处既能很好地保持文件之间的历史联系,又能提高档案整理工作的质量和效率。
  其实,“档案的整理应该充分利用原有的整理基础”这一要求,不仅是我国档案界的整理传统,而且是长期以来世界各国档案界的通行做法。无论是美国的“文件组合”,还是英国的“档案组合”,其整理原则无不体现出“充分利用原有基础”这一要求。詹金逊认为,“‘可按字母顺序、年代、外形等整理’,但是,材料的接收号要保持,‘原来的案卷、包捆或装订等一概不得弄坏’。”[7]另外,前面提到的来源原则在欧洲诸国的发展历史也表明了这一点。

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  2、档案的整理必须保持文件之间的历史联系
首先,历史联系有多种。从总体上说,来源联系只是历史联系的一种,但却是最重要的一种,是档案整理过程中首要强调的一种(具体体现在档案整理和分类的不同层面上)。来源包括机关、职能、活动、形成过程等不同层次。除此之外,如时间、内容、形式联系等也是历史联系。需要注意的是,不能将来源联系泛化为历史联系,更不该因此而将来源原则泛化为历史主义。[8]
  其次,不管立卷与否,是组成案卷或是以件为单位进行整理,都要保持文件之间的历史联系。
  组成案卷或是以件为单位进行整理,在本质上是一致的,即前提是都遵循来源原则。一般来说,组卷或者立件都要围绕特定的形成过程,反映特定的“活动”或者具体到“事务过程”,即所谓的“问题”。由于一个机关都有其特定的职能,每一项职能的实现又可以体现为不同的“活动”或者具体到“事务过程”。所以,这些“问题”具体反映了机关各种活动、事务过程,体现了职能联系,因而能够反映出整个机关的各项职能。通常情况下,组织机构和职能是基本一致的,它们反映的是来源联系。[9]而并非某些学者所认为的那样,就因为这“同一活动内容或事由”而误认为是事由联系,从而得出“事由原则和来源原则融合”的结论。所谓按“问题”分类或立卷,此“问题”并非“主题”或“事由”。遗憾的是,即便是权威教材也犯类似的错误,如在组卷时“问题分类法就是按照文件内容所反映的问题(文书工作人员也惯称其为‘事由’)将全宗内档案分为各个类别”,[10]在整理归档文件时“强调‘事由原则’,要求将围绕着同一事由形成的归档文件集中排列在一起,充分体现文件之间的有机联系”等等。[11]所以说,档案整理中的按“问题”分类或立卷要保持文件之间的历史联系,遵循来源原则,这与图书、情报资料按内容进行逻辑分类的方法是有本质区别的。
  所谓事由原则,简单地说,就是按主题整理档案的原则,或者说,是“档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则”。显然,这很难保持文件之间的历史联系。
  3、档案的整理必须便于保管和利用
  首先,一般来说,如果档案的整理充分利用原有的整理基础,并保持文件之间的历史联系,那就可以达到便于保管和利用的目的。而且,前两条原则是实现该目的的前提和保障。
  其次,目前以件为单位进行整理而不是组成案卷的做法,主要目的就是便于整理和保管。加上有计算机辅助管理,就可以同时实现便于提供利用的目的。但以件为单位进行整理有一定的限制条件。
再次,便于保管和利用是目的,它要求保持文件之间的历史联系应该是有针对性的。因为历史联系有多种,保持哪一种历史联系才能便于保管和利用?这是有讲究的。
  最后,便于保管和便于利用一般情况下是一致的,但也有一个平衡的问题。
      “全宗”概念的提出,最初是作为一种原则和方法应用于档案馆对档案的分类,之后随着全宗理论的不断完善和成熟,其解决的问题已从档案馆对档案的一级分类扩展到全宗内文件的分类(二级、三级类目),核心问题始终是档案的整理问题。然而,档案的整理问题并不是孤立存在的,关系到档案的保管和利用。也就是说,档案整理并不是为了整理而整理,而是有非常明确的目的,那就是便于保管和利用。假如,无论是区别全宗还是全宗内文件的整理,都达不到便于保管和利用的目的,那是与全宗理论相违背的。从这个意义上说,档案的整理必须便于保管和利用,这既是全宗理论的必然要求,也是全宗理论的内容。

  三、来源原则是档案整理工作的基本原则
  之所以说,来源原则是档案整理工作的基本原则,理由有二。
  1、我们认为,来源原则包含全宗理论
  “从某种程度上说,现代档案学的逐步形成、发展过程,也是档案整理原则从事由原则转变为来源原则的变化过程。”[12]
来源原则的基本内容可以概括为三个基本点:即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。首先,尊重来源是指档案馆在整理档案时,首先要保持档案与其形成源(更多时候表现为形成者)的固有联系。其次,尊重全宗的完整性,是指整理档案必须维护全宗的完整性,要求同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。再次,尊重全宗内的原始整理体系,是指全宗内档案的整理必须充分利用原有的基础,只要原始的整理体系是科学、合理的,就不宜打乱重整。这三个基本点逐级递进,层层深入,由外而内。既要尊重外部的文件形成者,又要尊重内部的文件原始整理体系。保持同一来源的档案不得分散,不同来源的文件不得混淆。这是来源原则的核心思想,同时也是我国建立全宗理论的根基与灵魂。来源原则包含全宗理论的内容,全宗理论是来源原则在我国的表现形式或模式。当然,每个国家都可以根据自己的国情建立类似于全宗理论的表现形式或模式,但这丝毫不妨碍人们对来源原则核心思想的理解,恰恰相反,各国都基本认同、遵循来源原则。
  我们倾向于使用来源原则而非全宗理论,或者说倾向于认为来源原则是档案整理工作的基本原则。[13]面对一些实际问题,相对于全宗理论,来源原则往往能表现出其优越之处。比如上述的联合全宗、全宗汇集、档案汇集并不符合全宗的构成条件,但却遵循了来源原则、体现了来源联系,即同一来源不可分散,不同来源不得混淆。再有,关于“主体全宗”和“客体全宗”的提法,也是在全宗理论无法圆满回答实际问题的情况下而提出的。如果我们能够稍稍变通一下,不拘泥于全宗的构成条件,把“来源”理解的更透彻一些,并把全宗理论作为来源原则的表现形式看待,那么根本就没有必要多此一举,再提出“主体全宗”和“客体全宗”。需要强调的是,倾向于使用来源原则,并不是说要否定全宗理论,而是说在涉及一些根本性问题时,来源原则往往能够显示出其特有的优越性。
  2、来源原则是世界各国(包括我国)档案整理工作的基本原则
  来源原则作为事由原则的对立物而产生,从法国起源,成熟于荷兰,最后传遍世界各地。法国的尊重全宗原则、德国的登记室原则、荷兰的来源原则、布伦内克的自由来源原则,前苏联及中国的全宗理论、电子文件时代的新来源观,这都是来源原则在不同国家或者不同历史阶段的不同表现形式或者模式。虽然各自存在些差异,但都集中体现了来源原则的精神实质。来源原则自产生以来,以其旺盛的生命力扎根于世界各国,并且具有很强的适应力,能够迅速融入各国国情适时发展。正因此,现代档案学认为,来源原则是世界各国档案整理工作的基本原则。
  我国在档案整理工作中并没有直接引入西方的来源原则,而是借鉴前苏联的全宗模式后发展为全宗理论。即便我国走的是这种变通或者迂回的路径,但这丝毫不影响全宗理论对来源原则核心思想的继承。我国的全宗理论只是来源原则的一种表现形式或模式,是结合本国国情的产物,其精神实质还是来源原则。既然全宗理论只是来源原则的一种表现形式或模式,那么它自然就无法与来源原则平起平坐,甚至会遇到一些自身无法解决的问题。我国专业档案馆的档案分类、整理打破了原有的全宗界限,用现有的全宗理论的确很难圆满回答这个问题,但却没有超出来源原则的范畴,更没有违背来源原则。面对一些全宗理论无法解决的问题,来源原则显示出极强的适应力。从这一层面和角度上来说,来源原则同样是我国档案整理工作的基本原则。
而之前所说的我国档案整理工作的原则:“整理档案应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。”是针对一个特定机关、组织和人物的档案整理的,或者说,是针对全宗内档案的分类和整理的,可以说是基层单位档案整理工作的原则。

注释与参考文献:
[1] [2] [3] [10] [11] 陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005:95,93,99,123,170.
[4] 冯惠玲,何嘉荪.全宗理论的实质[J].档案学通讯,1988(5).
[5] [8] [9] [12] [13] 黄世喆.档案整理:从事由原则到来源原则的演进[J].档案学通讯,2009(2).
[6] 陈兆祦.谈档案全宗和全宗内档案分类问题——1988年7月30日复吴春元同志函[J].档案学通讯,1988(6).
[7] [美]T•R•谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M]. 黄坤坊等,译.北京:档案出版社,1983:191.
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