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论我国档案收集工作的范围——档案工作系列论文之一

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论我国档案收集工作的范围
                    ——档案工作系列论文之一

          黄世喆  归吉官

  [摘要] “大档案”概念欠科学,该提法不是解决档案收集工作中所遇到问题的一剂良方;档案工作中的“归档范围”与档案收集工作范围是两个不同的概念,认清两者之间的关系是做好档案收集工作的关键。
  [关键词] 大档案 归档范围 档案收集

  “档案的收集工作,就是按照法律、法规的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案,分别集中到各级各类档案保管机构。”[1]
  由此看来,档案收集工作的主体是档案保管机构,收集的对象是档案——是分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案。而实际上,目前各级各类档案保管机构保存的不仅有一般意义上的档案,还有各种历史资料、图书报刊、以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物。这怎么解释呢?但“大档案”概念的提出者和倡导者认为其实很好办,有了“大档案”概念,此类问题迎刃而解。

  一、对“大档案”概念的理解及分析
  关于“大档案”概念的含义,有人认为:“可以说,只要具有历史价值,能够记载历史信息,反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”[2]

  也许这个不是严格的档案定义,但至少体现了“大档案”概念的基本含义,目的是把一般不认为是档案的东西(诸如各种历史资料、图书报刊、以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物)放进“大档案”的框架里。
  我们认为出发点是好的,这样做有其好处:如此一来,可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围划等号,也就是说,档案保管机构收集进来的全都是档案,或者通俗地说,就可以突破归档范围的要求,“一是档案资料的来源上,不限于规定的范围,不限于规定的机关、企事业单位,要拓展到全社会”;[3]二是要将传统概念中不是“档案”的那些珍品档案(如各县市的志书、历史文物、珍贵实物)等囊括进来,因为“这些东西不要说在当时,现在也不在我们的归档范围之中,它恰恰成了宝贝”。[4]
  的确,“拘泥于归档范围限制,是档案部门错失许多档案资源的制度根源”。[5]但由于“归档范围”,其出发点是档案,也就是说“归档范围”要求归档的一定是档案。因此,我们就需要审视一下这个“大档案”概念。
  其问题如下:
  其一,定义中没有明确“记载”的方式是否是人工记录方式。因此诸如样品、标本等此类物品也作为档案看待,会产生弊端。这是最大的问题。如果明确“记载”的方式是人工记录方式,那么所有通过文字、影像、数字等方式记录下来的各种原始的信息记录(也都是各种实物)都是档案。
  其二,定义混淆了实物、文字、影像、数字等概念与信息的关系。实物、文字、影像、数字等既不是各种信息,也不是相同属性的事物。实物是信息载体,文字、影像、数字等是信息记录方式,而档案是信息和载体的统一体——信息源。
  “大档案”概念是档案学研究中用概念代替理念的又一例证,“大档案”作为一种理念是非常美好的,但作为一个概念却存在诸多不妥,最终会弄巧成拙。正如有学者指出的那样,“‘大档案’的提法,我个人认为也许并不科学,因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案,也没有对应的‘小档案’的提法,现在只不过是对国家综合性档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化提法”。[6]
  所以,我们不认同“大档案”概念,我们更倾向于这样的概念:“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”[7]
  但问题是,这样一来,“大档案”概念带来的好处是否就丧失了?为了回答这个问题,下面我们就进一步对“归档范围”和档案收集工作的范围分别进行分析。

  二、对“归档范围”的认识和理解
  严格说来,按照现有的教材的说法,所谓“归档范围”是针对单位内文件的归档而言的,归档后的文件就是档案,即“各单位在工作活动中不断产生的文件,处理完毕以后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为‘归档’”。[8]
需要注意的是,《档案管理学》教材中所说的“档案”主要是指文书档案,当然,也可以推及一般意义上的档案。
  也就是说,文件归档是文件管理部门的任务,而不是档案室的任务,更不是档案馆的任务;档案馆对档案的收集不叫归档,相应地,收集范围称为“档案馆档案收集的范围”而不叫“归档范围”。所以,通常《档案管理学》教材对“归档范围”的理解是:
  第一,单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的保存各种文件,均应归档。
  第二,单位内文件的归档只是档案室档案的主要来源,而不是全部来源,因为档案室收集工作的方式不仅是定期接收,还有不定期收集、以及征集、征购等方式;第三,档案室收集工作的对象也不仅是本单位的文书文件,还有其他单位的、其他文件;第四,“归档范围”并不等同于档案室收集工作的范围,因为还有其他一些历史资料、实物等不在些列。
  如此看来,这样的“归档范围”太狭窄,应该拓展,但前提是归档的应该是档案。有人提出可以将归档文件的最终归宿拓展至所有档案保管机构,而不仅仅是档案室。我们认为这样虽然有一定的好处,但由于“归档”本身的含义就是针对文件管理部门的工作而言,有其特指性,所以不宜拓展至档案馆等其他档案保管机构。所以可以作的拓展是,在一个单位内,只要具有一定的保存价值的文件,均应当列入本单位的归档范围。从理论上讲,只要“办理(或处理)完毕”后仍继续具有保存价值的文件,则不管应该保存1年或者1个月甚至于保存1天,都可以列入“归档范围”。
  从实践层面上看,就一个单位而言,拓展“归档范围”可以有两种途径:一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上,还是在实际工作中,归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中,人们往往会忽略这部分文件,不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件,可以这么处置,只要具有一定保存价值的文件,不管其保存价值大小,保管期限长短,均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法,因为“归档范围”的外围得到了适当扩大。当然,“归档范围”的拓展不是无限度的,不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列,这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破,只有这样才能确保所归档的都是档案,而不是其他。
  二是明确具有一定保存价值,但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中,由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响,对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案,还是现在判定为10年定期保存的档案,在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大,只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值,但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件,确保此类文件全部归档。

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通过上述分析发现,无论“归档范围”如何拓展,都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小,仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且,这部分文件最多只在档案室定期保存10年,更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来,可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了,但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期,也就是10年这一档期。将不到10年保管期,或者只有一两年保存价值,甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存,确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年,并无1、2、3年可选择,也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存,而且由档案室集中统一管理。然而,现有的条件往往又不允许我们这么做,因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此,我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档,甚至故意不归档。从这个角度上来说,经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际,并优化了室藏档案资源。总之,试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法,其作用非常有限,也很难有成效。

  三、对档案收集工作范围的认识和理解
  如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话,那可以考虑对档案收集工作范围的拓展,一是档案保管机构的收集范围的拓展,不仅收集档案,而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等,作为档案资源的重要补充;二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构,再拓展到全社会各组织和个人,而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。
  档案室的收集范围比“归档范围”更广,突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制,除了定期接收,还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件,也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件,还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。
  档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集,而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定,各级国家综合档案馆档案收集的范围是:一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案;二是接收撤销机关、团体的档案;三是接收各种历史档案。各级专门档案馆,收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本;部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置,在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上,同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。
  可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地,并且涵盖各行各业,其档案收集范围也相对比较全面,能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题:一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存,档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆,尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺,档案馆之间档案资源分配不太合理,在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实,很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的,要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些,突出其馆藏的综合性。比如,国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案,有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理等等,都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外,各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围,但却是档案馆的收集范围,同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是,在拓展档案馆的收集范围的同时,我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围,即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”(具体理由在系列论文之二当中论述)。
  一般认为,文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构,它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位,而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构,接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件,一般保持原来的顺序和标记,并存储进文件中心,只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似,但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位,而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象,文件保存达到进馆年限后,移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中,文件中心相对比较被动,尤其是商业性文件中心,文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。
  档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心,是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿性服务的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟,这方面的需求也没有被充分挖掘出来,这类档案托管机构只是零星分布,所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。
  除此之外,我们认为,我国档案收集工作范围不只局限于各级各类档案保管机构的收集范围,还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。
  档案工作与档案事业发展到今天,档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构,以各级国家综合档案馆为主导,同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到,这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案,而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效地监管,生存状况令人堪忧。随着这些问题的日益突出,“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是,档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言,“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。
  档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源,然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展,这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外,还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料,包括历史文物、有价值的实物等等。另外,随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进,大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位,也可以是全社会各组织和个人。

注释与参考文献:
[1][7][8] 陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005:66,10,72.
[2][3][4][5] 王国振.解放思想 求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理,2012(6).
[6] 潘连根,刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理,2008(5).
[9] 冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006: 94.
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把论文放于此,主要是想听听大家的意见
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档案界的沙漠绿洲:http://blog.sina.com.cn/changguanhua
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写此系列论文的初衷,是要把大家一直以来熟视无睹的一些常见问题拿出来讨论,目的是要回归常识。既如此,那就不能用太隐晦曲折的文字和句式来表达,而是要通俗易懂、浅显明白。
说实在的,档案学本就不是什么高深的学问,所以直白的表达不仅是应该的,而且是可以的。
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