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推动信息化建设与档案业务的深度融合

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推动信息化建设与档案业务的深度融合
4 h6 \6 y, X+ Y) {5 P——广东继续教育高级研修班赴美培训纪实  
0 G6 r3 a2 `5 m2 ?1 R文章作者:宗婉毅 来源:《中国档案报》 添加时间:2013-3-11 点击:15 + x: g: S9 q# K. e
  
9 ?* E6 y4 v; L. z: j9 @
0 f! ?! H4 n, m2 F
( s' x6 h, [3 c1 v    为培养和造就一批既懂档案业务又懂档案信息化管理的复合型人才,持续推动广东省档案信息化管理水平的整体跃升,经国家外专局批准,广东省档案信息化管理人员继续教育高级研修班一行于日前赴美国培训。; q% y0 y, P2 u! k- [, o
* g( j7 b6 b9 v/ U
    研修班学员分别访问了美国国家档案与文件管理署(美国国家档案馆)、美国国会图书馆,对其职能及美国档案信息化建设的发展趋势、档案安全利用与开放等进行了深入探讨和交流。8 w! V- Q5 Z5 o5 _/ z2 F$ f% G+ S4 u

/ [) _) W& |# y6 t$ c    研修班学员还在芝加哥大学接受了美国档案管理体制、美国《联邦机构档案管理法》、高校档案信息化管理等课程的培训。由此了解了美国联邦档案机构的职责、商业档案机构管理模式、美国档案工作者协会、美国档案工作人员教育认证等情况。学员们对伊利诺伊州档案馆电子文件管理情况进行实地调研,了解了该州库克郡巡回法院档案部和橡树园社区档案馆对档案管理法律制度的实践,还参观考察了惠普公司总部和旧金山媒体档案馆,听取了他们关于信息化背景下如何实现公司档案的跨国管理和民营档案馆的运营模式等介绍。
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$ z6 h' E) ]9 Q( _    此次赴美培训的主要感受和体会为:6 m* ]0 i  p) M+ _& |4 {8 S

* Y0 O- Z3 o' n5 g3 [9 i    美国具有浓厚的档案保护意识和档案文化氛围,政府、机构和社会普遍重视档案工作。美国国家档案和文件管理署(美国国家档案馆)与国防部、司法部等重要部门同属正部级行政机构,署(馆)长由总统亲自任命,并直接向总统负责。国家档案馆老馆位于华盛顿宾夕法尼亚大道的显要位置,藏有写在羊皮纸上的《独立宣言》《美国宪法》《权利法案》等国宝级档案原件,是公众了解美国历史起源和进行爱国主义教育的基地。除联邦之外,州、郡、市、社区都设有档案行政管理部门,州一级档案管理工作由州务卿直接负责,正式工作人员具备国家公务员身份,工作人员必须履行《联邦档案法》(又称《联邦文件管理法》)和《联邦机构档案管理法》赋予的神圣职责,确保档案工作在各级政府和机构的有效开展,确保档案信息的完整收集、安全保管和高效利用。另外,美国联邦政府还十分重视档案法律、法规和制度建设,以法律、法规约束档案行业的行为规范。  U7 f' L7 L1 F+ ^
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    美国档案信息化管理起步早、水平高。早在20世纪70年代,美国国家档案馆就着手电子文件管理和数字档案馆的建设工作,最初先从联邦政府各部门收集电子文件;1998年开始提供电子文件利用;2005年着手建设数字档案馆(ERA,另译作电子文件中心);2010年,根据奥巴马总统关于“政府应该是开放式的政府”的提议,美国国家档案馆更加注重档案信息化建设。目前,联邦政府各部门通过ERA信息化管理系统,实现了档案和电子文件的高效管理。据统计,美国数字档案馆总投入为4亿美元,美国联邦政府每年拨付运营费用1500万美元。+ y% M. p+ ]; ^
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    值得一提的是,美国一直以来对外强调要信息公开,实际上,他们所说的信息公开是有前提条件的,比如,涉及和危害国家安全和政府利益、个人隐私等档案内容决不上网、决不公开。另外,自“911事件”以后,美国国家安全意识愈加强烈,凡是到政府档案馆查阅档案的人员一律通过机器进行安全检查,如若可疑,警察有权命令来访人员配合进行全身搜查和物品检查。
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    此外,美国十分重视档案人才的培养和教育。美国档案工作者协会每年举办25-30个培训班培训档案人员。美国档案部门对于新入行的档案工作者,无论学历高低,都要求其接受岗位培训。8 M, X. n# m- R5 L4 B9 P
# x/ O! z8 A' O( }& U
    民营档案机构的发展迅速。旧金山媒体档案馆是一家民营档案馆,藏有大量19世纪以来的影像资料,其中包括珍贵的反映第一次和第二次世界大战、华侨及当地居民工作和生活真实情况的影音资料,大部分影像资料已数字化。档案馆资金一部分来自政府资助,另一部分来自有偿提供利用的收入。由于资金不足,无法聘请专职工作人员,只能依靠志愿者协助开展日常工作。该馆每年还举办家庭摄影展和小型电影展,与国际档案协会进行交流和交换资料,不断丰富馆藏。这种以民间为主、政府资助为辅的民营档案馆的经营模式,实际上是对体制内档案管理的有益补充。: K6 }  I1 x( I4 F
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    同行间形成良性互动。访问期间,研修班学员所到之处,均受到了当地的热烈欢迎,并结交了许多档案界同行,交流了彼此在共同关心领域的经验和做法,以此传递了广东省档案界与美国档案界友好交往的薪火,通过档案这条纽带把大家联系得愈加紧密,增进了友谊,为未来两国档案部门的深层次交流拓宽了渠道。" X. s2 j0 M! U/ Q; s( ?  z

3 ~" d1 k0 L5 V
) W# K9 I7 G$ I: G    原载于《中国档案报》2013年3月11日 总第2429期 第三版
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档案界的沙漠绿洲:http://blog.sina.com.cn/changguanhua

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