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档案新旧管理方式的衔接

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发表于 2013-2-21 10:57:39 |显示全部楼层
我现在所服务的企业是一家以房地产项目开发为主,酒店、教育、物业、装饰装修等为辅,业务遍布全国的企业。档案管理是从2008年开始着手搭建起来的,集团本部设一个档案室(负责集团本部形成的档案管理),各区域或项目分别设立档案室,负责本区域或项目形成的档案的管理工作:
1、档案全宗设置是以项目为单位进行设置的,一个项目一个全宗号,一个项目里会有两到八个法人公司,一套管理人员。内部发文是以项目的为单位;
2、分类:A 行政管理  B 经营管理  C 生产技术管理 D 合同档案等,一个全宗内里的所有公司、部门的文件材料是混在一起分类编号;
3、问题是:要想把某个公司的某个部门或某个专题的文件调出来查阅,或统计某个公司或某个部门的档案,根本无没法完成,只能按具体文件的具体名称来进行查找;我的个人想法是:我个人认为先把法人公司的档案在全宗设置那级区分开来,然后再按职能(部门)和专业来进行分类,

集团现在要引入专业的档案管理软件进行管理,和进行档案网络使用,使用软件管理,就强调了档案管理的标准化,那已归档的档案要怎么梳理才能与新做法衔接呢?请各位专业人士提点和建议。

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发表于 2013-2-22 08:53:50 |显示全部楼层
我觉得如果使用软件管理档案的话,同样可以按照原先的分类方案处理:在软件里增加问题和法人公司这两个字段,一个项目一个全宗号,把分类:A 行政管理  B 经营管理  C 生产技术管理 D 合同档案等作为问题字段,法人公司作为一个字段,这样在软件里只要组合检索就能够
精确查找。
凝神于一,四海风平
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发表于 2013-2-22 09:08:14 |显示全部楼层
集团本部对下属公司的档案管理工作仅是指导监督,还是下属公司的部分档案,如项目建设的档案,要统一移交给本部?
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发表于 2013-2-22 10:03:28 |显示全部楼层
本部只负责下属公司的档案监督指导,不负责保管
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发表于 2013-2-22 10:17:41 |显示全部楼层
但我公司还有另一个情况,集团下设区域或项目每年都会根据公司经营情况和市场进行动态调节,也就是说,这个项目去年是有五家法人公司开发的范围来组成,但年只有四个了,一个调节到别的项目或区域去了,新的做法为什么想把一个法人公司一个全宗号呢,因为这样不会受到公司职能或管辖范围的调整而受影响,相对比较稳定;
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发表于 2013-2-22 14:46:30 |显示全部楼层
以项目为全宗,还是以组织机构为全宗,我认为关键还是看哪种方式更便于组卷,便于维系文件之间的联系。

如以项目为全宗,那么该项目下的文件是紧密联系在一起的。项目下面可以再按专业或按法人公司分类组卷,遇到公司变动,有什么关系呢?只不过,该公司形成的档案,会出现在不同的项目中,公司的档案是分散的。

如果以组织机构(公司)为全宗,那么情况正好相反。
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发表于 2013-2-22 14:49:57 |显示全部楼层
至于档案查找,只要能保证档案号是唯一的,那就一定能找到了,考虑一下,设定好编号原则。
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发表于 2013-11-4 09:26:48 |显示全部楼层
我不知道你们上的什么档案管理软件,但是档案管理软件有针对大集团的集团版本,每个子公司在自己的全宗下设置管理,由总部档案管理人员统一于管理。
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发表于 2013-11-13 18:06:40 |显示全部楼层
青岛方天科技 发表于 2013-11-4 09:26
我不知道你们上的什么档案管理软件,但是档案管理软件有针对大集团的集团版本,每个子公司在自己的全宗下设 ...

是有大集团的版本,但它的管理观念太落后了,软件商进场后发现太受限,有点上当受骗的感觉!
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