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取VS舍----鉴定档案与搬家

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发表于 2013-1-26 11:45:27 |显示全部楼层
上周末我搬家了,“繁琐”这个词不足以形容这项工作。任何有过搬家经历的人都明白,说到搬运过程,物品的大小并不是关键所在。由于我的新家要比之前的面积小,我必须对我的物品进行“鉴定”,通过价值判断来决定它们的去留。当在我坐在布满灰尘的地板上整理杂物时,我突然意识到这与我的工作存在某种关联!

    了解你拥有的物品有哪些以及它们的价值,对于信息管理来说是最基本的。对文件的“鉴定”也是一个机构有效运转的核心部分,如果不了解本机构所保存档案是否有价值,那么无用冗杂的档案文件也许会塞满文件柜(密集架),无效多余的信息数据也会充斥在服务器中,与此同时,有用的档案信息却会无处安身,并无法被开发利用。

    那么,如何在大“搬家”前明确该保留哪些物品(档案信息)?我认为,政府档案文件与家中物品有着以下共通的地方:

    实用价值:我可以把圣诞树扔掉吗?

    你所在的机构要保持正常运转需要什么样的信息?你首先应对本机构的职能有充分了解,在此基础上,设想本单位会产生哪些类型的信息并需要接收什么样信息。这样做的好处还在于,当遇到特殊情况或突发灾难时,你能确保最重要的档案信息已得到备份,应急预案与时俱进,同时还能将存储成本控制到最低水平。

    众所周知,圣诞树的价格每年都会在12月圣诞节来临前达到峰值。联想到我的业务工作要求,可以作这样一个判断:圣诞节每年都会如期而至;我也一定会用它来装饰我的客厅;圣诞树是聚集礼物的最佳地点;尽管一年中的大多数时间圣诞树并不常用,但是在特定的时候它会派上用场,因此我应该把它存放在阁楼里。

    经济价值:我可以把诸如电视、笔记本电脑、游戏机等电子产品丢掉么?

    就像信息技术的硬件系统、家具、房产一样,你的信息同样具有经济价值。各种机构大费周折地进行信息的采集、分析、存储都是为了能作出更准确的决策,从而使机构的运转更加高效。因此,了解档案信息本身的经济价值更有助于管理和保护。

    电子产品的价格通常较高,更换新品也价值不菲。清楚了解它们的经济价值对于更好地管理十分有益。比如,库房内的安保要达到什么程度?它们需要在什么温度及条件下进行保管?当你作出取舍论断前,你一定还要明白相互依存性的重要性。就像如果我把电视扔了,那么我如何使用我的PlayStation(索尼公司出品的家用电视游戏机)呢?

    法律价值:我的旧租约合同可以扔了吗?

    了解你所在机构运营的法律背景是至关重要的,因为机构会据此制定保存特定类别档案文件时限的法律框架。机构在遇到法律纠纷或问题时,如果没有保存相关档案文件,在处理危机时会变得无所适从。因此诸如合同、合约、企业订单等具有法律效力的文件,需要保存更长时间,即使它们可能会在很长一段时间内无人问津。

    我现在要搬新家了,旧租约和存货清单等文件看似不再适用并丧失了法律效力,但是,我仍有必要继续保存这些单据,直至我的租金按揭清偿,因为这是房主与租户间的正式法律合同,它涉及双方在租期内的责权利等事宜。原房主也许会因为墙上的几处涂鸦或者灯泡损坏而向租户提出高额罚款,这时这些租约合同就发挥作用了。

    历史价值:我人生中的第一双鞋子可以处理掉吗?

    在百年之后,研究者会对你所在机构的什么信息感兴趣?具有长久历史价值的政府档案文件的内容应该涵盖部门的职能、决策制度以及机构在公众生活、环境发展变化中发挥了哪些作用。部分档案文件潜在的信息可以对机构所履行的职责,在重要事件、关键问题中的角色提供辅助性证据,鉴定时应格外重视这些本身看似并不具价值的档案。

    我在清理壁橱时,发现了我人生中的第一双鞋,这是我儿时蹒跚学步时穿过的。在现在看来,这显然不具有实用价值,但是它勾起了我怀旧的情愫,也是当年流行童鞋样式的一个代表,所以即使我再也不会用到它,我仍选择继续收藏它。当然,更多的是我选择扔掉的,如旧电影DVD、牛仔裤等等。

    以上就是我“搬家”的故事,希望你们通过我的介绍,了解档案鉴定工作的重要以及通过划分档案文件重要程度而产生的差异。还要记住,你所存信息的价值和目的都会随着时间的推移不断变化。

    还有3个问题需要不时自问:

    1.你是否清楚自己所在机构保存的信息?

    2.其中重要的信息是否已存档?

    3.是否定期鉴定档案信息的价值并进行取舍?

http://www.archives.sh.cn/gjlw/201301/t20130125_37894.html

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说的很形象
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