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确定文书档案保管期限的分析方法

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发表于 2012-9-6 22:45:32 |显示全部楼层

确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。目前, 各级机关确定文书档案保管期限应依据国家档案局 8 号令。然而,再详细的保管 期限表也不能穷尽所有档案文件材料,因此,确定某份文件保管期限必须对文件 材料进行价值分析。

分析归档文件的责任者

文件材料保管期限的划分应“以我为主”,即“我”形成的归档文件的保管 期限相对较长。这里的“我”,一是指本机关,包括本机关各部门、直属机关等; 二是指本系统,指本机关同一系统或同一系统的上级机关,尤其指具有垂直领导 关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。
1.分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机 关主管业务的文件材料不归档;外机关形成的属本机关主管业务的文件材料,应 在本机关归档,但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下,本机关责任者 形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档 次。
2.分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专 业文件材料在本机关不归档;外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档,但 其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下,本系统责任者形成 的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。
3.分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的 文件材料,其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关 的级别还需考虑是本系统还是外系统,是党政领导机关还是其他机关等情况。
4.分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时,无论是 单个责任者还是多个责任者,只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是,多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办 机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限,如本机关是协办机关,则比本机 关单独发文的保管期限稍短一点。
5.分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等 运转过程中, 可能会出现上级批复、 领导签署意见等情况。 此时保管期限应从长。 如有批复的请示一般保存 30 年以上;无批复的请示一般仅保存 10 年。
为了方便计算机辅助确定保管期限,责任者的重要程度可用分值来区分。一 般来说,本机关为独立发文的责任者或为联合发文的主办机关,其归档文件可得 3 分;本机关为协办机关可得 2 分。本系统责任者中,上级的可得 2 分,下级的 可得 1 分;外系统责任者中,上级的 0.3 分,本级的 0.5 分,下级的 0.1 分。

分析归档文件的内容

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为 “重要的”其保管期限相对较长。“重要的”主要指三种情况:一是反映本机关 的主要职能,其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要;二是反映本机关的 基本面貌,如年度以上工作总结、综合统计表等;三是反映本机关经济关系,如 本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。
1.分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机 关主要职能。二是其内容是否反映本机关主要任务。三是其内容是否反映本机关 的主要工作。四是其内容是否反映了本机关的中心工作。五是其内容是否反映了 本机关的主要活动。六是其内容是否反映了本机关主要工作事项。七是其内容是 否具有典型性。上述情况,其保管期限从长。
2.分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。一是归档文件是否反映本 机关辖内工作全貌。二是归档文件是否反映本机关工作状况。三是归档文件是否 反映了本机关的工作水平。四是归档文件是否反映本机关工作规模。五是归档文 件是否反映本机关工作变化。六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。七是 归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况。 上述情况, 其保管期限相对较长。
3.分析归档文件是否反映本机关的经济关系。总的来说,价值高、债权债 务时间长的归档文件其保管期限长。主要有三种情况:一是反映本机关产权关系 的归档文件。二是反映本机关债权债务关系。三是下属单位的经济关系。
4.分析归档文件是否涉及个人利益。归档文件涉及本机关人员较重要个 人利益,涉及外单位个人利益,如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产 权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料;行政征收工作形成的财产税和 行为税等文件材料;安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成 文件材料,一般应作永久保管。
5.分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用,其保 管期限从短。但是文件的时效性不是档案保存期的决定因素。档案是一种历史记 录,决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能、历史面貌、经 济关系和个人利益等,这些档案在确定其保管期限时就应从长。
归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析, 同时还要结合文件的 责任者来分析,一般来说,本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件材料, 可永久保存;内容一般重要的可定期(30 年、10 年)保存。外机关、外系统形 成的属本专业内容,且重要的文件材料,可 30 年保存;内容为一般的可 10 年保 存,非本专业的文件材料一般不归档。为了方便计算机辅助确定保管期限,归档 文件内容的重要程度可用分值来区分。一般来说,反映本机关主要职能、基本历 史面貌、经济关系、个人利益的重要的归档文件可得 6 分,一般的可得 3 分;虽 不反映本机关主要职能、基本历史面貌、经济关系、个人利益、但要执行的文件 材料可得 2 分,不需执行的不归档。

分析归档文件的形式

归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、 “权威性”、“正式性”和“珍贵性”。
1.分析归档文件的文种。反映方针政策、重大事件、主要业务活动,具有 权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等,比处理日常
事务的通知、简报、来往函件等保管期限长,但通知、函等文种还要根据其内容 的重要程度来决定其保管期限。
2.分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限 长。但有些重要文件经反复修改,其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批 稿等都很重要, 这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期 限。 3.分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字 的文件材料有权威性,具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价 值, 某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值。 这些归档文件都可作永久保存。 归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者、内容的重要性等来分析。一 般来说,本机关、本系统上级机关形成的重要文种的文件材料,可永久保存;一 般文种的文件材料可定期(30 年、10 年)保存。为了方便计算机辅助确定保管 期限,归档文件的形式可用分值来区分。一般来说,本机关、本系统上级机关形 成的重要文种可得 1 分;一般文种的可得 0.5 分。外机关、外系统重要文种的归 档文件可得 0.5 分,一般文种的仅得 0.2 分。 用计算机辅助确定归档文件保管期限的方法 计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要使用抽词比较法。 可在月末或 每年年底成批处理,也可随办随归对单份文件处理。 1.编制归档文件责任者、内容、文种的词表,并按上述分值对每个词条给 分。这些词条可预先列出一部分,其余的在录入时由计算机系统以“自学习”方 式建词表。二是列出归档文件内容的主题词并划分为两档:重要的、一般的,分 别定出相应分数。三是列出各种归档文件的文种、分数。 2.根据现行文件的格式,确定不同的模板。如模板一:责任者、内容、文 种;模板二:内容、文种。确定模板的目的是为了计算机自动抽词进行比较的方 便。
3.编制计算机程序。其核心内容是将电子文件的题名中各段与词表相比较, 责任者、内容、文种一致的则抽出,并给出相应分数。最后汇总分数。
4.每份或一批电子文件形成后,在设计好的程序中运行,根据汇总分数, 初步确定保管期限,最后由人工审核保管期限划分的是否准确。

作者:刘爱民 陈壮 来源:《中国档案》杂志社

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