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“云档案”信息资源共享系统研究

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“云档案”信息资源共享系统研究   

                                                                                                    2012/07/10      

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目前,作为2011年度省档案局的科技项目,丽水市基于云计算的云档案信息共享系统已经完成研发,并进入部署实施阶段。该系统旨在将市、县各级机关数字档案室与数字档案馆建立在本级政府信息中心平台上,形成以市本级为中心,9县市为结点,N个机关数字档案室为终端的“云档案”信息共享平台。这种把云计算技术运用于档案资源信息共享领域的新型档案资源整合模式,无疑具有重大的推广价值和现实意义。



一、基于云计算的“云档案”的优势

一是节约构建档案管理系统软硬件环境的投入。云计算时代,各立档单位在建设数字档案室时,不再需要配备档案管理服务器、终端、网络交换设备、系统软件、档案应用软件等。也无需为网络设备的更新与维护而烦恼。只要配备接入云平台的终端即可实现档案管理的全部功能,大大节约了投资成本,同时也减少了用户对设备维护知识的需求。

二是同一平台多用户分享档案信息资源。在信息化不断发展的时代,不同的系统形成的不同格式的电子公文,很难做到格式的兼容性,极易形成不同部门不同系统各自为政的“信息割据”现象。云档案信息共享平台,统一了电子公文、纸质档案数字化成果的形成格式,打破了“信息割据”的局面,为电子文件和档案数字化成果以统一的标准归档迁移和档案信息的资源共享创造了良好的基础条件。

三是用户能够快速、廉价地利用档案资源。“云档案”资源共享系统以B/S架构将各机关档案室数据集中存放在各节点的服务器上,服务的机制对用户透明,用户无需了解云档案的具体机制就可以获取需要的服务。

四是实现系统的容灾备份与用户的单点备份。“云档案”利用多种硬件和软件的冗余机制,通过登记备份的方式,提高和保障电子文件和数字档案的法律凭证价值。各级档案部门作为非利益相关的第三方,对电子档案的原始性、真实性提供鉴证,有效防患人为篡改,可以化解矛盾纠纷,降低社会交易成本,提高行政效能。



二、云计算时代“云档案”的可实现性分析

第一,具有较为完备的云计算理论基础。从理论基础上来看,构建基于云计算的“云档案”信息共享系统是科学的,目前在理论层面上已经形成了较为完备的支撑体系。自2006年,Google首席执行官埃里克•施密特首次提出“云计算”的概念以来,得到了国内外相关领域专家的极大关注。经过几年的探索,国内外已经诞生了一大批关于云计算的代表性著作,这些著作从理论上对云计算的起源、发展及现状进行了详细介绍,并对云计算实践进行了系统的分析论证,为云计算运用于现代网络社会提供了系统的理论支持。相比于云计算在图书馆方面的应用研究,云计算在档案信息资源建设的探索与研究,虽尚处于起步阶段,但也在日益风行。

第二,具有较为成熟的云计算技术条件。从技术条件上来看,云计算是分布式处理、并行处理和网络计算的发展。在相当大的程度上,可以将其理解为一种新的技术实现方案。目前,国内外众多专家和IT机构都在对其进行研究,已经形成了一些具有代表性的技术方案体系。如:2008年2月,IBM宣布将在中国无锡太湖新城科教产业园为中国的软件公司建立全球第一个云计算中心。IBM的政府云计算解决方案由硬件和操作系统的基础设施、软件系统和管理平台(包括一组部署管理软件、虚拟化组合和云计算管理系统)、云计算提供的各种虚拟机、虚拟机的组合形成了各个具体的云计算使用中心等4个层次构成。这些技术方案,为政府信息资源共享的“云计算化”和档案的“云化”提供了有力的借鉴和技术平台支持,从技术角度,机构基于云计算的云档案信息共享系统是切实可行的。

第三,具有较为低廉的云计算经济成本。从经济成本上来看,构建基于云计算的云档案信息资源共享系统,符合经济后发地区的特点。与全省其它地区相比,丽水属于经济后发地区。应用云计算技术构建的云档案平台,各机关单位不需要单独投资建设昂贵的数字档案室硬件和软件环境,只需要将用户电脑接入云档案信息共享系统平台即可。政府可以将有限的资金集中投入到云计算平台建设中来,提升云计算平台的数据存储的网络服务能力,减少重复投资。同时,各机关数字档案室管理人员还可以节约大量的时间成本,从而有精力进一步做好档案资源整合和档案信息服务工作。

第四,具有较为完善的云计算实践环境。从实践环境来看,丽水市于2007年建成了与英特网逻辑隔离的政务外网,部署了全市统一的党政机关协同办公系统,范围涵盖1市9县1500余个收(发)文部门和单位,协同办公系统平台实现了电子公文的全流程生成和全覆盖管理,为档案信息资源整合打造了统一的运行平台,2011年,丽水市政府信息中心开始了云计算平台建设工作。集约化管理的政务外网,为丽水市建设以市本级为中心,9县(市、区)为节点的云档案信息资源共享平台创造了不可多得的运行环境。



三、丽水市“云档案”信息共享系统的构建策略

(一)云档案信息资源共享实现模型

结合档案信息资源共享实际需求设计的丽水市“云档案”资源共享云计算实现理论模型,由资源层、管理中间件层和服务层等三层构成。①资源层。由物理资源层和资源池层构成。其中:物理资源层由现有的各类档案信息资源、管理服务器、存储设备、网络设备等构成。该层由政府信息中心集中统一构建。资源池层也可以理解为物理层与资源层的整合层。该层就是将物理资源层大量相同类型的资源构成同构或接近同构的资源池。如计算资源池、存储资源池、软件资源池等。其主要目的是将异构的档案信息资源整合成相同类型的资源池,以便创造协同的工作基础。②管理中间件层处于资源层和服务层之间,是档案信息资源共享实现的核心层。该层主要负责对云计算的云档案信息资源进行管理。并对众多应用任务进行调度。使档案信息资源能够高效、安全地运用。它由资源管理、任务管理、用户管理和安全管理等工作内容组成。是档案信息资源共享得以实现的不可或缺的组成部分。③服务层是3层结构模型的最上一层。是档案信息资源共享的实现层。该层主要是为档案信息资源共享提供实现平台。由服务接口、注册、查询、访问等功能内容组成。

(二)同构的可信赖的档案数据库的实现策略

丽水市在构建基于云计算的“云档案”信息资源共享系统过程中,以对平台内各立档单位档案目录数据库和全文数据库进行标准化封装处理策略,规避共享障碍。①制订《丽水市市直单位机关数字档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《丽水市市直单位纸质档案数字化实施细则》,规范全市各级机关数字档案的存储格式,档案目录的著录字段名、字段类型和字段长度。形成全市统一的,可交换的数字档案电子目录和档案数字化成果。②对全市统一部署的党政机关协同办公系统进行改造,依照《基于XML的电子文件封装规范》标准要求,对协同办公系统中形成的电子文件元数据、电子文件实体进行标准化封装,生成的电子文件封装包格式与计算机软硬件脱离,从而实现协同办公系统电子文件交换、长期保存的有效利用。③在“云档案”信息共享系统中,由档案行政管理部门统一配发给各机关数字档案室文书档案、科技档案、特种载体档案等各门类档案的标准档案库,从而为“云档案”信息共享系统各立档单位相互之间实现跨部门、跨单位自由检索和查询。档案行政管理部门对各立档单位档案与电子文件归档情况进行网上即时监控。

(三)建设云档案信息共享系统的行政措施

选择档案基础较好的机关单位,建设规范化数字档案室。集中财力物力,以全市统一的技术标准和要求,对市直财政拨款党政机关室藏档案进行数字化加工。数字化成果即时上传到“云档案”信息资源共享系统,方便查阅和利用。开展历年以来全市党政机关协同办公系统中电子公文的归档清理工作。根据《电子文件归档管理办法》,以各单位本级发文为重点,规范整理市本级各单位历年来形成的100余万条数据的电子公文。加强档案信息化培训工作,分批分单位对市直单位、县(市、区)档案局进行档案信息化培训,使各单位档案管理员基本掌握电子公文的归档整理技能,提高其对电子文件和数字档案的管理能力。加强对各部门和部位档案管理工作的考核和监管,确保档案的及时归档和安全管理。制定《丽水市机关数字档案室管理系统操作规范》,明确电子文件和数字档案的公开方式和程序,规范电子文件和数字档案的利用制度。在电子文件形成之时,就划定电子公文的开放等级。严禁涉密档案与电子文件在“云档案”信息共享系统中运行和流转。



  

(刊登于《浙江档案》2012年第六期,作者为丽水市档案局朱悦华丽水市公路管理局何丽萍 丁建萍)


档案界的沙漠绿洲:http://blog.sina.com.cn/changguanhua

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