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楼主: 代国辉

哥和档案的那些事儿

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发表于 2012-2-28 12:52:56 |显示全部楼层
不但要懂流程,还需要了解各专业的管理工作,这样才能知道企业会形成什么归档文件。特别对项目档案管理人员,必须了解一些工程管理相关知识,否则竣工资料的审核工作就做不了,不求精,但求知道哪里错了。档案管理人员需要在实际工作中一步步成长,多思,多学,多总结。
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发表于 2012-2-28 18:05:13 |显示全部楼层
代国辉 发表于 2012-2-28 08:21
小米的建议很好啊

档案哥
只有持续学习才能给生命不断注入新活力!
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发表于 2012-2-28 20:58:21 |显示全部楼层
懵懂的小米 发表于 2012-2-28 18:05
档案哥

好吧,我就做你的档案哥吧,嘿嘿。。。
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发表于 2012-2-28 21:13:55 |显示全部楼层
一口气读完了
写的很好,辛苦了
谢谢分享
期待更加精彩的内容
新学期新气象
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发表于 2012-2-29 07:58:31 |显示全部楼层
2.初识档案——2009年的工作总结
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发表于 2012-2-29 08:12:09 |显示全部楼层
赞一个学长  可以接受那么多先进的档案工作,羡慕ing
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发表于 2012-2-29 10:33:08 |显示全部楼层
3.再识档案——2009年不得不说的事儿1:参观韶钢档案馆

韶钢档案馆参观过程回顾

8月份的时候,湖南区域有2家公司邀请我们总部过去给他们做档案培训,我们欣然接受、认真准备(主要是培训课件和备课),考虑到湖南跟广东不是太远,加上一直想去韶钢档案馆学习学习,所以就想趁着那次出差培训去下韶钢,我们的想法得到了领导同意,还一块儿做了个学习提纲,本来我们主任也想去的,但由于抽不开身所以就我和部门的另一位同事去了。为了表达我们的心意我们还从公司领了2件儿纪念品送给韶钢档案馆,也希望借此机会能与韶钢档案馆结成友谊关系并长久合作下去,我把我们的行程告知了聂伟(韶钢档案馆馆长)还请聂馆给定了内部的宾馆,聂伟同志非常热情对我们的出行也很关心,现在还感动着呢。
9月份的那个周日晚上,我们到了韶钢住了下来,第二天上午,聂馆安排个小姑娘带我们去了韶钢办公大楼,到了档案馆见着了真的聂伟同志,我很是激动,聂馆很是热情,简单聊了聊后(双方相互介绍介绍彼此的情况),我们在聂馆的安排下参观了韶钢档案库房,他们的档案库房比我之前想象的大多了,标准化而且现代化,设施设备齐全而宽敞,地面干净整洁,环境舒适凉爽,档案整齐规范,管理科学严谨;而后,我们参观了档案塑封、档案整理与数字化加工(含图纸数字化)、影像处理与刻录;再后,我们参观了档案管理系统并使用临时账号进行了操作体验,不知不觉一天结束了,下班后聂伟同志还给我们安排了饭局,我们一块儿吃了个广东菜喝了喝红酒,感觉跟聂伟同志在一起过的很开心,没有拘束感,可能是聂伟同志太热情、太真诚的缘故吧,(*^__^*) 嘻嘻……之后的两三天我们继续在韶钢档案馆学习、交流,聂馆安排不同模块的人对我们进行了细心的指导,也跟我们做了一次有一次的交流谈话(毕竟聂馆也要办理一些公事,所以交流是一段一段的,那样也好,利于吸收),先后向我们介绍了韶钢档案馆的历史与发展、档案的一级管理模式、档案信息化建设、文档一体化、科档一体化、档案网站与电子期刊、档案数字化加工与资源整合以及其他的一些实践和创新,我们系统了学习了韶钢档案馆,感觉思想进步了、视野开阔了、专业提升了,最后是带着满满的收获、深深的怀念、久久的感激离开了韶钢。

注:韶钢档案馆本来还安排了带我们一起去丹霞山景区玩玩去,但因公司有事儿急着回去所以就没来得及和他们一起去,算是聂馆的情谊没能领,下次再去补上,嘿嘿。
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发表于 2012-2-29 10:36:04 |显示全部楼层
3.再识档案——2009年不得不说的事儿1:参观韶钢档案馆

韶钢档案馆参观学习——学习计划

1.指导思想
集成管理
客户服务
知识管理

2.管理体系
2.1档案馆的组织分工
2.2档案馆与业务部门的关系
2.3如何获得高层领导对工作的支持

3.标准
3.1有哪些标准
3.2标准制定过程是怎样的
3.3标准的推行是怎么落地的

4.系统
4.1系统建设的要求
4.2系统建设的方式
4.3系统建设的阶段
4.4系统与ERP、OA的无缝链接、权限继承
4.5借助系统,档案归档、接收是怎么进行的
4.6借助系统,档案在线利用、借出是怎么进行的
4.7历史档案的数字化是如何开展的(方式,与系统集成)
4.8系统与Excel数据的兼容性如何,是否支持Excel数据的导入
4.9系统是否有单机版,单机版数据导入过程是否简便
4.10归档范围、分类和长期保管是怎么做的,和实体文件是否统一
4.11电子文件权限控制、日志跟踪和系统身份认证
4.12档案门户网站展示内容、栏目设置和维护,信息发布
4.13网站内的档案搜索,是否包括全文检索
4.14档案著录是网页著录还是客户端著录,各有什么优缺点
4.15档案信息产品的发布
4.16系统是否支持库房的图形化管理,是否与空调系统有接口
4.17档案利用统计、数量统计
4.18流媒体管理模块
4.19光盘数据、电子文件原文的导入和上传
4.20系统升级是如何进行的
4.21系统里有哪些表单和报表
4.22有无网上3D展厅
4.23知识推送方式、过程、效果
4.24知识分类、知识地图、知识库、专家的建设和知识货币化的运作
4.25知识员工的激励方式,知识管理方面的制度和绩效考核
4.25无纸化办公或文档一体化的程度
4.26网上咨询、论坛的运作
4.27通过其他系统能否查到档案系统里的相关文件

5.培训
5.1培训方式
5.2培训课件是如何制作的
5.3培训的效果
5.4是否实现了e-learning

6.取得成绩
6.1开发了哪些信息知识产品(样式、模板)
6.2这些产品的市场及收益
6.3档案馆的价值与效益


访谈与交流
1.档案收集的齐全性如何保障?
2.归档范围的确定?
3.档案整理,组卷与组件,组件是怎么进行的?
4.专业库房设施设备有哪些?
5.密级文件管理?
6利用流程,密件的利用流程,利用时限与催收?
7.档案鉴定,下属公司的档案鉴定、档案销毁?
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发表于 2012-2-29 10:48:08 |显示全部楼层
3.再识档案——2009年不得不说的事儿1:参观韶钢档案馆

韶钢档案馆参观学习——学习归来:介绍参观学习的收获(内部的知识分享会)

韶钢档案管理的几个亮点:
1.韶钢档案实行一级管理模式,集团公司、全资子公司、控股子公司的档案全部集中到档案馆库房管理,实现了档案资源的大集中。
2.韶钢档案馆既管理实体档案也管理电子档案,对所有实体档案(除人事和会计)进行数字化扫描后上传到系统,还将OA系统、ERP系统、MES系统里的重要数据进行归档管理,实现了档案资源的在线统一管理和服务。
3.韶钢档案管理平台既可以管理实体档案,也可以管理电子档案和归档的数据,初步实现了信息资源的集成式管理。
4.韶钢档案馆拥有一支档案管理方面的专业团队(共30人),全面负责各门类档案的接收、整理、保管、加工、服务,保障了档案的质量、完整和有效利用。
5.韶钢档案馆现有总面积990平方米,其中库房面积560平方米,且各种设施设备先进、齐全,从保管条件上保障了档案的长期安全。

启示:
1.以知识管理为牵引,全面实施档案信息化建设,在内容平台下构建档案管理模块,满足全集团实体档案和电子档案管理的需要,为知识管理夯实基础。
2.对廊坊本埠企业的档案资源进行整合,由总部档案处对所有档案进行统一管理,各部不再另行保管档案,增强集团的控制力。


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发表于 2012-2-29 10:51:19 |显示全部楼层
3.再识档案——2009年不得不说的事儿1:参观韶钢档案馆

韶钢档案馆参观学习——学习归来:向领导提交了集团档案工作建议

1.档案工作存在的主要问题
企业规模的扩大、业务的增加和信息化的推进给集团档案管理既带来了机遇也提出了新的挑战。机遇是以董事局主席为代表的集团高层领导对档案管理工作一直给予高度关注和重视并寄予厚望;挑战是档案管理投入不足、基础薄弱、运行困难限制了档案管理工作应有功能的发挥。目前,集团面临因档案管理不善而导致的风险较大,主要来自以下几个方面:
(1)档案信息化建设落后于集团信息化建设,使档案管理的功能和作用难以发挥,给档案的管理和利用带来诸多不便,同时也影响了集团信息化建设的进一步拓展和应用。另外,由于现档案系统无法接收SAP系统应归档的数据,所以很多业务数据的查询只能通过SAP进行查询,如果是查询磁带上的备份数据则会影响系统的运行速度。但是,如果以档案专业知识和方法实现归档数据存储的长久性,使存储的数据脱离于业务信息系统,则可以实现:即使业务信息系统因各种原因(版本更替、开发商更换、系统后期维护不力等)导致系统数据不可读或丢失,档案管理系统依然保证归档业务数据的长久可读、可用。
(2)有的单位以总部档案库房基础设施差为由而拒绝归档,有的部门以档案涉密而拒绝归档,这些做法破坏了档案之间的关联,给档案的流失创造了便利条件,为档案的安全留下了隐患,使得档案资源难以整体掌控和利用,导致集团的控制力进一步下降,不利于集团的持续发展。
(3)档案库房面积缺口大,无法接收某些单位的大批量档案,致使很多档案只能堆放在仓库或普通的办公用房里,缺乏防护措施,任由这些档案时刻面临着虫害、发霉、被盗的危险。

2.推进档案工作的几点建议
(1)以知识管理为牵引,全面实施档案信息化建设
在实施知识管理一期项目——内容管理平台建设的同时,将档案管理模块融入平台,满足档案管理的核心业务需求,带动档案信息化建设的升级。如果内容管理平台无法满足档案管理的核心业务需求,建议立项实施两个项目——《建设档案资源管理平台》及《SAP系统数据归档管理》。通过项目实施和推广,可以促进新奥绝大多数企业的档案信息化建设,并为新奥档案工作的整体发展和信息系统优化做出突出贡献,还可为知识管理的顺利实现夯实基础、铺平道路。
(2)整合档案资源,增强集团的控制力
以档案信息化建设为基础,全面整合档案资源,将档案信息化上线企业的档案工作连为一体,全面推进、综合控制。推进步骤:1.实现上线企业档案目录信息的集成管理和监控;2.实现上线企业归档电子文件和实体档案扫描件的在线管控和共享;3.实现业务系统、办公系统等应用系统数据归档,在档案层面实现关联信息的集成管控和完整利用;4.在新档案库房建成后,对廊坊本埠企业的档案实行一级管理;5.在条件成熟的条件下,积极推行档案、图书、情报、文化产品等知识资源的集成管理与服务。
(3)筹划新型档案库房建设,满足新奥百年记忆之需要
为满足企业的未来发展对档案长期、安全保管的需要,为保障廊坊本埠企业档案资源整合工作的实施,为平衡档案保管质量与保管成本的冲突,建议筹划1000㎡左右的新型档案库房和办公用房建设,以满足未来5年廊坊本埠企业档案数量增长对库房的需求。该库房可以在新总部办公大楼及设计方案中予以考虑也可以考虑与图书馆、文博馆合建。

3.近期几项工作
如果集团领导同意我们提出的工作思路,拟近期开展以下工作:
(1)编制《档案管理系统功能需求》,力争在内容管理平台下实现该功能需求。如果实现不了,力争在2010年单独立项实施《新奥档案资源管理平台》及《SAP系统数据归档管理》。
(2)编制新奥廊坊本埠企业档案资源整合方案,报集团领导审批。
(3)本着利用方便、保管安全的原则,考虑知识资源集中管控和利用的需要,在工业园内筹备档案库房和办公用房的选址。
                                                                                   
                                                                                    二〇〇九年九月十五日

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发表于 2012-2-29 11:10:34 |显示全部楼层
3.再识档案——2009年不得不说的事儿1:参观韶钢档案馆

韶钢档案馆参观学习——韶钢档案馆简介

1 管理模式
韶钢档案实行一级管理模式,集团公司、全资子公司、控股子公司的档案全部集中到档案馆库房管理,利用档案主要通过网络系统实现,各单位主要履行档案收集、移交归档、利用等职责。

2 人员岗位
档案馆现有管理人员编制17人,档案事务工(劳务工)12人,共计29人。分别设有馆长、采集整编、数据组织与审核管理、数字化管理、电子文件管理、配置推送、资源配置、综合利用、区域管理、收发事务管理、数字化加工服务、库房管理等岗位。现有人员中,拥有高级职称2人,中级职称1人,初级职称8人,其它为未评职称人员;本科学历10人,大专学历18人,中专学历1人。

3 档案数量
到目前为止,韶钢目前有馆存基建档案30710盒,电子文件1006579个;文书档案6384盒,电子文件数198273个;会计档案94583册;实物档案752件,电子文件数1611个;韶钢刊物6142卷,电子文件数17726个;科研档案58盒,电子文件数1002个;声像档案731张光盘,电子文件数13220个;产品档案349卷,电子文件数1285个;产品样本档案427卷,电子文件数502个。所有档案类型的电子文件及存储数据容量为365G。

4 档案库房及设施情况
档案馆现有总面积990平方米,其中库房面积560平方米 (注:不包括在旧办公楼④栋一层约160平方米的工程资料室)。拥有A0高速扫描仪两台、A3高速扫描仪1台、A0高速绘图机1台、A3彩色打印机2台、A3黑白打印机1台、A4黑白打印机6台、高速扫描仪两台、数码相机1台、摄像机1台、档案消毒设备1套、切纸机、胶管装订机、热熔装订机、过塑机各1台、档案密集架设备701立方米、数字转换等现代化设备以及温湿度控制系统、电子档案管理系统等软件系统。

5 档案信息化建设情况
韶钢档案信息化建设分三个阶段:
第一阶段是2001年至2006年。2001年,韶钢起步建设档案管理系统,及购置相应硬件设备进行档案数字化建设,整合分散管理在各单位的档案;
第二阶段是2006年3月至2008年6月。2006年3月,经公司总经理办公会讨论同意,韶钢档案工作实现集中统一管理,机构集中,人员集中,档案实体集中,档案资源共享等;
第三阶段是2008年7月至现在。2008年7月,公司同意立项建设《建立在线归档管理基础平台项目》和《ERP系统、综合统计数据归档模块项目》,建立档案资源管理平台,实现公司所有档案资源集中归档管理。

6 档案效益效果
档案资源集中程度高,容易管控,有效遏制了档案的流失和泄密;
档案信息化水平高,档案利用方便;
在库房建设上,一次性节省公司大量投入。
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看来不露下还不行,代弟过奖了,我所在的团队只不过做了我们应该做的,过于敬业了些。
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很丰满的经历、很细致的思考、很独到的见解……
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LZ可是安大07级档案专业的?
]我们的职业是默默无闻的,但我们事业却是光辉永存的!
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安大档案人 发表于 2012-2-29 13:17
LZ可是安大07级档案专业的?

你说的对呀,嘿嘿。
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代国辉 发表于 2012-2-29 13:18
你说的对呀,嘿嘿。

学长好啊!我们也快毕业了,现在都在实习呢?
]我们的职业是默默无闻的,但我们事业却是光辉永存的!
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你说的对呀,嘿嘿。

学长好啊!我们也快毕业了,现在都在实习呢。
]我们的职业是默默无闻的,但我们事业却是光辉永存的!
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发表于 2012-2-29 13:29:55 |显示全部楼层
安大档案人 发表于 2012-2-29 13:21
学长好啊!我们也快毕业了,现在都在实习呢。

安徽大学的档案专业出了不少人,社会上很多人对安大档案专业还是比较认可的,咱们都要加油哟。。。
微博——档案哥:http://weibo.com/i/daiguohui
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发表于 2012-2-29 13:33:51 |显示全部楼层
香梓10 发表于 2012-2-29 12:43
很丰满的经历、很细致的思考、很独到的见解……

过奖了,我怪不好意思的。
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发表于 2012-2-29 14:41:16 |显示全部楼层
期待继续努力。
http://www.archives.org.cn/
“中国档案在线”
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