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楼主: 代国辉

哥和档案的那些事儿

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发表于 2012-2-27 08:10:59 |显示全部楼层
2.初识档案——毕业一年后的思考
2008年夏季,试用期结束了,毕业也一年了,对自己的认识也多了一些。从毕业前的等待工作、寻找工作到努力学习、积极工作、快速进步,感觉人生在飞速奔跑,那种感觉总是让人觉得带劲儿。倘若毕业当年真就服从命运安排,倘若在第一家公司真就一直干下去,也许就不会有日后的种种思考,毕竟在安逸的环境和心理状态下我不会有那么多干劲儿。在新奥,我感受到了一种大公司给人带来的刺激和学习的平台:刺激,是因为这里人才济济,很多人在专业领域都是专家级人物,尤其是当时隶属于IT中心,那里很多人对IT都非常熟、非常精,我一方面感受着他们带给我的刺激,一方面跟着他们学习IT,还别说,真就在IT方面有了不少进步,尤其是在应用软件方面;学习的平台在这里是有一个培训中心,他们经常搞些适合员工的培训,我在试用期就和其他人一起学习了项目管理、会议管理、反馈与跟催、绩效管理、平衡计分卡等相关课程,虽然有些内容听着还不是那么明白,但却真实地感觉着自己思想上的进步和思维上的变化。
毕业的第一年,曾有亲朋想让我换工作,总认为档案工作没有前途,但是我没有动摇做档案工作的决心;第一年结束后,我坚信档案工作大有作为,坚定了做这项工作的信心,我以为档案工作并不比其他工作简单也不比其他工作带来的价值小。当然,事在人为,同样的事情不同的人干、不同的方法干,往往效果会大相径庭,我不服从命运之安排、行业被歧视,我要多学习、多进步,不断创新管理方法,争取早日找到“真经”。
毕业第一年对档案的3点认识:
1.做档案工作,专心、用心、创新,进步会很快,否则就“逆水行舟不进则退”,害了自己也害了这个行业;
2.作为档案人员,应多方面学习,了解自己的工作也了解了解别人的工作,否则就容易陷入死胡同、作茧自缚;
3.在信息化时代,档案人员应培育信息化思维、加强IT尤其是应用软件的学习,用信息化的方法去解决信息化时代的档案工作,否则就容易落后于时代,跟不上企业发展步伐,导致被边缘化。
微博——档案哥:http://weibo.com/i/daiguohui
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发表于 2012-2-27 08:24:54 |显示全部楼层
我们期待更多象代处长一样的档案同仁说说自己这点事,让更多的我们在企业迷茫的档案管理中找到点光明,增强些前进的动力。
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发表于 2012-2-27 08:31:05 |显示全部楼层
我现在就处于原先代学长这种状态:“倘若毕业当年真就服从命运安排,倘若在第一家公司真就一直干下去,也许就不会有日后的种种思考,毕竟在安逸的环境和心理状态下我不会有那么多干劲儿。”
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发表于 2012-2-27 09:14:20 |显示全部楼层
恕我直言,我实在没看到学习档案专业的用处,只感觉都是从实践和带教上学习和工作,这是教育的脱钩吧。。。
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cookie2085 发表于 2012-2-27 09:14
恕我直言,我实在没看到学习档案专业的用处,只感觉都是从实践和带教上学习和工作,这是教育的脱钩吧。。。 ...

学习不能指望一触而就、一劳永逸,我在学校学的是自主学习的方法,毕竟在这个时代,比的不是学历而是学习力,比的不是一时的学习而是持久的学习,谁有持续的学习力谁才有不断的进步和超越。。。
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cookie2085 发表于 2012-2-27 09:14
恕我直言,我实在没看到学习档案专业的用处,只感觉都是从实践和带教上学习和工作,这是教育的脱钩吧。。。 ...

专业知识还是有用的,拥有专业知识后在实际工作中才不能做外行的事,就说档案的分类,没有分类的专业知识,实际工作中你想把档案的分类体系建起来,自己心里都没底.
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一口气读完了代学长的工作历程,心里很激动,因为我和你有些点是一致的,我总会时不时地想象自己在一家优秀企业从事档案工作时要有的状态,虽然自己是女生,但是绝不认为女生的责任可以小一些,我会向学长好好学习,努力超越哦!O(∩_∩)O~     你不知道 我们差点就成为同事呢……
档案乃坤道
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wbxqz 发表于 2012-2-27 10:18
专业知识还是有用的,拥有专业知识后在实际工作中才不能做外行的事,就说档案的分类,没有分类的专业知识,实 ...

有道理,我也有同感。。。
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真是个实在人,说得真实在啊~~代哥加油,俺会一直支持你滴!持续关注中……
只有持续学习才能给生命不断注入新活力!
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发表于 2012-2-27 23:25:44 |显示全部楼层
2.初识档案——毕业第二年的那些事儿1:学习与成长

2008年下半年集团召开了行政系统会,我全程参与了该会,会上获得了一些培训:
保密管理;
公共关系技巧;
公文写作;
会议管理;
系统转型;
协调管理;
信息管理。

2008年下半年,河北省城市建设档案学会在本市开展了资料员的培训,我全程参与,获得了如下培训:
城建档案资料管理通用知识;
房屋建筑工程档案资料管理;
市政基础设施工程档案管理。

2008-2009年,好像还参加了信息安全的培训,再次学习了word、excel、ppt及其在商务上的应用,也学习了mindmanager、nero、acrobat的使用。

同期,接触知识管理,不过是IBM的英文资料,看了还得翻译出来给其他人看,但毕竟对知识管理有了接触。后来还到北京参加了有KMCenter的知识分类研讨会。

也是在同期,开始浏览国外一些网站,看些外国档案管理的规范和文章【主要是英国、美国、澳大利亚、新西兰、加拿大】,感觉档案管理不同国度方法也不一样。。。感觉着国外的档案管理工作比中国先进,前瞻性、操作性、系统性也比中国强。

同期,我们开始走出去看看其他单位的档案工作,参观了中建一局档案室、天津泰达图书馆档案馆,感觉外面单位档案工作有很多值得学习的地方。。。
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发表于 2012-2-27 23:41:32 |显示全部楼层
2.初识档案——毕业第二年的那些事儿2:发给领导的一些工作建议
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代国辉 发表于 2012-2-27 23:41
2.初识档案——毕业第二年的那些事儿2:发给领导的一些工作建议
我对档案工作的一点儿认识

对文档标准化的思考

一、问题发现与分析
公文质量的高低直接影响着公文处理后续环节的工作成效和公文的整体质量,是公文全面质量管理的基础与关键环节。但是通过研究归档的公文,我们发现,集团公文存在严重的质量问题,尤其是公文格式的错误,如公文构成要素不全、位置不当、文号过时、日期混杂、页码编写混乱等。其产生的原因主要是:一、缺乏新奥专有公文模板,公文撰写人员为调整格式需花费不少时间;二、对公文格式的质量缺乏有效激励和监督。
二、问题解决
为实现公文在集团内部文面与风格的一致性,维护公文的严肃性,同时提高集团各部公文写作质量与效率,应设计新奥专有公文写作模板集。结合公文写作内容与格式的相关规范、标准、常识与理论,遵照集团已有的公文处理规定,紧扣集团公文处理实践,对集团常用的八种文种(决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要),在进行全面、具体分析与介绍的基础上,根据不同文种的不同功用、种类、特点、写作与行文要求、格式规范,设计写作模板,并有针对性的指出各文种的写作要领(结构上各部分的写作要点),提供范文赏析,病误点评(格式、行文、写作等方面的常见病误)与相关规定(集团有关规定)等多种形式的内容板块,达到通俗、易懂、准确、简明、实用的效果,使之成为集团公文撰写人员在草拟公文时通用的工具。
三、实施与改进
成立标准文档项目组……
1.按要求设计出新奥专有公文模板集(先分单位,再分文种);
2.测试并确定模板集的分发方式(以直接将模板集分发到标准PC为佳);
3.选定实施模板集的试点单位并收集问题和持续改进,待成熟后再推广;
4.将新奥常用表格及其他模板进行统一设计并分发到标准PC。
四、所需支持
1.将公文写作规范化模板列入集团公文管理制度,使公文质量问题的前端控制方案制度化,持续稳定地发挥作用。
2.将公文质量的年评结果纳入集团年度考核工作体系,作为单位和个人评选先进的依据与条件。
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发表于 2012-2-27 23:45:34 |显示全部楼层
代国辉 发表于 2012-2-27 23:41
2.初识档案——毕业第二年的那些事儿2:发给领导的一些工作建议
我对档案工作的一点儿认识

关于新奥集团档案管理工作的思考(一个公司总经理写的,因是我室友,送给我的吧)

目前,新奥集团档案管理工作的基本框架初步形成,为了提升档案工作在现代企业运营中的价值,实现企业内部资源共享,服务企业卓越管理,本人以为可以从以下几方面探讨。
一、档案管理工作在新奥集团的战略定位
  新奥集团的档案管理工作是基于企业高速成长的过程中,为整合各产业集团相对分散信息资源应运而生的独立职能单元。它以信息化为基础,通过持续收集、整理企业内外分散的档案资源,以及分析提炼的标准化作业程序转化为企业运营管理过程中的稀缺资源,实现企业内部资源共享,以形成自身支撑企业整体战略的独特定位。

二、新奥集团档案管理工作的战略目标
围绕新奥集团战略升级,产业链不断延伸及全面卓越运营管理的推进,新奥档案管理工作要实现三步走的战略目标:一、2010年底前全面梳理完成产业集团内部的基础档案资料工作,建立新奥集团独有的档案信息资源;二、2011年以信息化支撑,构建较为全面的档案管理资源数据库,实现企业内部信息资源共建和价值共享;三、2012年在充分满足企业内部资源共享和消化的基础上,逐步将档案信息资源优势转化为经济优势,深入推动档案信息超市集成资源的外向服务市场化运作,最终支撑企业绩效提升,实现集团利益最大化。

三、新奥集团档案管理提升行动方案
根据制定的战略目标,2010年底前全面梳理完成产业集团内部的基础档案资料工作,建立新奥集团独有的档案信息资源,具体行动方案入下:


四、新奥集团档案管理协同机制
……

五、新奥集团档案信息超市商业营运
……
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2.初识档案——毕业第二年的那些事儿3:遇到的一些关键人物

分管领导:让我为他整理10000多个咨询方案(基本都是知名公司的手笔),整理完后,送了一份给我还让我好好看看,说我对我有大用,事实证明,领导说的对呀,还真有大用,嘿嘿。。。

室友(年纪轻轻,某公司总经理身份):我跟他说说档案工作,他跟我说说年轻人怎么奋斗、怎么成功,也从他的视角跟我说了一些档案方面的想法,强调档案工作要为企业创造经济价值才有大作为空间,要用经营的心态去思考档案工作。我们还在档案超市化运营方面有共鸣哩,(*^__^*) 嘻嘻……

同事A(技术管理部门副主任):我跟他说说技术档案的想法,他跟我说说技术档案的一些实际情况,还告诉了我2种职场晋升路线:要么走专业路线,把专业工作做的无人能及;要么走领导路线,适应不同的领导,把领导工作做好。我觉得自己不善言辞,所以选择了专业路线。

同事B(行政经理):我跟他说说我那个年纪的困惑,他跟我说说他的成长过程,他说他工作的前三年经常加班,把领导交办的工作都干好后再思考思考,多总结多学习,三年一过,能力也就提上来了,也就不用经常加班了,因为很多工作在八小时内就可以搞定。【我那时很多工作还不能在八小时内完成,所以经常加班】听了他的话,我对加班不再抱怨,反倒觉得很快乐,因为下了班还在思考档案工作,很充实。之后,我也苦练了三年。

同事C(流程总监):他给我讲了讲企业流程方面的知识,还曾专门为我一个人介绍流程管理的一些方法(我到的他办公室),开启了我对企业流程的认识和理解力。【后来我们一起合作做知识管理项目,他擅长企业流程,我有档案业务底子和创新性思维,合作的很愉快。】

同事D(摄影的):她跟我说了说照片、视频的拍摄与处理,还告诉了我照片批量命名的方法以及她对媒资系统的认识,使我对多媒体档案管理有了一些新的认识。

人民大学老师:徐老师、胡老师、刘老师给我发了些资料,刘老师发的iso15489我看了好几遍,徐老师发的企业档案工作者协会上的一些资料我也看了几遍,感觉上很有触动,开阔了我对档案工作的再认识。

韶关钢铁档案馆馆长:我们通过档案知网认识,他作为一个档案专业领域的资深人士,给了我很多学习性资料,也跟我探讨了很多档案工作上的想法与实践,开启了我对企业档案工作的新思考,受益匪浅。
【对以上人物,在此表示感谢,嘿嘿】
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代国辉 发表于 2012-2-27 23:25
2.初识档案——毕业第二年的那些事儿1:学习与成长

2008年下半年集团召开了行政系统会,我全程参与了该会 ...

由楼主目前发的内容来看,“我对档案的一些理解”题目有点小,建议此贴标题改为“我和档案的那些事儿”
只有持续学习才能给生命不断注入新活力!
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懵懂的小米 发表于 2012-2-28 02:18
由楼主目前发的内容来看,“我对档案的一些理解”题目有点小,建议此贴标题改为“我和档案的那些事儿” ...

小米的建议很好啊
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毕业第二年对档案的4点认识:
1.档案人不是给自己做档案工作,而是给客户做档案工作,不能脑子里只有自己和规定,更要有客户,要理解客户并为客户创造价值。
2.档案工作并非就是接收档案、整理档案、保存档案、提供档案利用,还有很多有意思的工作,比如给别人提供一些好用的工具、好的方法,让别人工作更有效,也挺有意思,(*^__^*) 嘻嘻……
3.男人做档案工作,不能固步自封,要有创新。
4.档案不是从天上掉下来的,是从流程上来的,所以得懂流程。

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清风冷月  创新意识  发表于 2014-9-25 09:23
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档案是从流程上来的,所以得懂流程。
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