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弗朗西斯·布劳因:在数字化转型中档案馆建立战略伙伴的重要性

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发表于 2012-1-12 17:22:36 |显示全部楼层
在数字化转型中档案馆建立战略伙伴的重要性  
文章作者:弗朗西斯·布劳因

  


    我想主要谈谈美国密歇根大学(以下简称密大)本特利历史图书馆在当前数字环境中所面临的挑战。

    首先,简单介绍一下密大本特利历史图书馆。我们馆藏保存着本州的一些历史文件,同时,图书馆作为密大的档案馆,主要担负着管理大学档案的职责。密大目前有4.5万名学生、2.8万名教职员工,设有19个学院以及校医院、图书馆、研究所、学生宿舍等。

    提到档案,我们总是首先想到纸质档案。我们保存了一些年代比较久远的历史档案,比如1817年的相关档案,尽管这些档案跟整个历史比起来还是相对较年轻的,但却是弥足珍贵的。如今,我们对纸质档案鉴定的方法非常多,在这方面有很多论文。

    本特利历史图书馆从1935年就开始收集大学里的档案。学校各部门在现行文件生命周期结束时将档案归档移交进馆,馆内保存的档案总排架长度约为22000英尺。

    直至20世纪末,我们管理档案的手段还是比较传统的,即档案管理人员在文件处于非现行阶段时介入管理活动,与形成正式文件的工作人员一起工作,将文件装盒后移交到馆内,再由我们工作人员根据档案工作规范对其进行鉴定、整理与著录,并划分用户权限。

    随着时代的发展,逐渐出现了数字档案。目前我们已经进入一个全新的环境,即数字化环境。在遇到数字化环境的挑战时,我们将如何面对科技所带来的变化?档案馆将如何保存机构的记忆?如何为历史学家的研究提供历史凭证?这些都是值得我们考虑的问题。

    在数字化环境中,所有的电子文件通过数码方式记录并快速传播。在密大,每天约有12万封电子邮件生成,对这些邮件的管理是一个非常令人头疼的问题。

    另外,还有一些个人文件,比如员工存储于工作站或者他们自己的笔记本电脑中的Word文件,如果不对这些文件进行集中统一的规划、管理,就会造成文件保管上的混乱,我的同事将其称为“档案积累过程中的混乱”。而且,这些电子文件是如何形成的,我们现在很难进行追踪,对文件和非文件资料未区别立卷,个人与官方最终谁拥有这些文件的归属权、处理权,责任如何划分,至今还很难明确。

    所以我们现在必须采取一些对策来应对挑战。文件的界定、档案的保存方法已经发生了改变,我们要明确哪些电子文件需要保存,哪些不需要保存。有必要制定电子文件管理的指导性原则,指导文件形成者与档案管理者对电子文件进行准确的界定。另外,对于一些有重大历史意义的文件,要制定专门的管理指南。到2017年,本特利图书馆将迎来建馆200周年纪念,所以我们必须为妥善保管历史档案作出努力。

    我们已经认识到,在本特利历史图书馆的转型过程中,战略伙伴是非常重要的。也许在传统纸质环境中我们尚能孤军奋战,但进入数字时代后,图书馆必须与密大的其他部门,如信息技术部门、法律部门以及审计部门进行密切的合作。

    与信息技术部门的合作,能够使我们较快地将文件、档案工作融入信息流,保证电子文件与现有系统配置相兼容,前提是我们必须让技术部门完全理解文件生命周期的含义。另外,由于有些电子文件是可以公开的,而有些不能公开,技术部门可以根据文件访问权限提供合适的数字化存储配置,为用户提供特定条件下档案文件的访问与利用。

    我们另一个重要的战略伙伴是法律部门,他们拥有强大的律师团体。由于信息流受到法律对文件的特定规定制约,法律部门的顾问在制定文件指南时有更深入的理解。法律部门当然也希望密大的文件能够被负责任地保存下来,与档案馆的合作同样符合他们的利益。

    我们的第三个战略伙伴是大学的审计部门。他们的职能是使大学关于文件保管的相关规定与各级政府一致,使我们的文件管理工作符合政府要求。审计部门有评估各部门文件保管情况的权力,所以有时候他们往往比档案管理人员更有话语权。

    与以上部门合作,我们致力于达到3个共同目标:制定完善的文件管理政策;更好地对文件进行鉴定和保管;确保文件的安全。

    首先是制定完善的文件管理的政策。在过去很长一段时间内,密大的文件管理都处于随意的状态,没有一套有效的支持制度,数字化环境要求我们必须对文件的界定有更精确的理解。我们必须以严谨的态度、完备的制度来决定哪些文件需要留存,哪些需要销毁。另一方面,从历史的视角来说,文件也是为了留存机构记忆或便于对历史进行理解而保管的。政策问题已经影响到我们从20世纪以来档案管理的每一个层面,与法律部门的合作对于我们来说是一个全新的视角,因为以前我们仅仅从档案管理的角度来制定政策,而今通过合作,我们力求共同制定出更为有效的政策。

    其次,我们对于文件的鉴定与保存方法也要进行转变。由于长期保存的成本很高,因此我们必须与技术部门合作开发出完备的文档管理系统,通过系统自动对电子文件进行全程监控与管理,以确定哪些文件应该长期保存,哪些文件应该及时销毁,不然我们很可能会面临淹没在大量信息中的危险。同时,还需要开发一个成熟可靠的检索系统,确保将来我们能够在大量电子文件中快速找到我们所需要的信息。

    最后,我们必须把文件置于一个安全的数字环境中,也需要留意计算机系统的局限性,不能完全依赖于系统,适度的人工干预是必须的。我们必须保证文件在整个生命周期中都能被安全保管,而不会被意外地删除或更改。

    需要注意的是,在与以上3个战略伙伴合作的过程中,我们正在失去一个合作伙伴。我们常常专注于与现代文件保管的法律、技术和行政要求相接轨,与技术、法律、审计部门合作,但却往往忽视了我们最重要的合作伙伴——历史学家。我们正面临着一个危险,就是与历史和历史学家相脱离。要知道,我们保管的是历史档案,必须符合历史和历史学家的需求。我们的最终目的,是使档案能够记录历史,为历史作见证,而我们现在所关注的更为直接的法律、行政和技术问题只是使我们能够达到这一最终目的的有效途径。这是我们应该时刻牢记的。 (作者系美国密歇根大学本特利历史图书馆馆长)    许呈辰 译

    原载于《中国档案报》2012年1月12日   总第2255期    第三版

档案界的沙漠绿洲:http://blog.sina.com.cn/changguanhua

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不错的哦~~
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