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档案数字化“必作于细”

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发表于 2011-11-3 09:09:29 |显示全部楼层

文章作者:凌 芳 李志谦 来源:《中国档案报》


  档案数字化是我国档案事业发展史上一次深刻的技术革命,是档案事业发展的必由之路。中国道家创始人老子有句名言:“天下大事必作于细,天下难事必作于易。”档案数字化工作必须关注细节,完善细节,实行精细化管理,才能做得更好。

细节源于制度

  今年以来,湖南省电力公司积极组织人员对机关本部及17个二级单位库藏15.25万卷纸质档案进行数字化处理,其中文书档案2.96万卷,约296万页;科技档案12.025万卷,其中纸质文件约1700页,各种副面的图纸约110万张。工作的快速完成源于制订了一套严格而细致的管理制度,由此建立了质量、进度和安全保密的三大控制体系。公司首先制定了《库藏档案数字化技术方案》,对档案数字化的依据、总体目标、范围、工作流程、实施步骤、主要措施等方面都进行了明确规定,随后还制定了《档案数字化项目部职责》《档案数字化项目部负责人职责》《档案鉴定整理组职责》《档案修裱组职责》《档案扫描组职责》《安全保密组职责》《档案出入库制度》《安全保密制度》等十多项制度。同时,公司还对数字化中使用的《档案数字化出入库单》《发现问题记录表》《质量抽检表》《扫描数据统计表》等八种表格的版式进行了统一。
  档案实体和信息安全是档案数字化的重中之重。为此,湖南省电力公司提出了“九分半不行,九分九不行,非十分不可”的工作要求。专门成立了安全保密小组,工作中每个人既是安全保密员,又是责任监督员,形成了“人人管我,我管人人”的安全保密监管机制,真正做到了制度上墙、人人熟记、处处留意、万无一失。

细节贵在用心

  档案数字化看似是一项劳动密集型工作,实际上是一项专业技术性很强的工作,要在一个系统同时开展,更是一个系统工程。湖南省电力公司把档案数字化的工作流程,划分为9个环节、27道工序,用心留意规范每个操作环节的工作,多在细节上下功夫。
  为了建立高质量的全文数据库,确保档案信息安全,公司规定文书档案只扫描正文、附件,细化了不扫描的范围:文件的草稿、定稿和历次修改稿,尚未解密的文件材料,关系国家安全和社会稳定的文件材料,公司党政会议记录,信访材料,涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料,机关干部、工人转移的工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根,涉及个人政治历史、个人隐私的文件材料,原件很不清楚,扫描修饰后仍无法辨认的文件材料,短期或10年保存的文件材料,工程档案只扫描利用率较高的前期文件、竣工验收文件和竣工图等,施工过程资料和项目实体不存在的档案原则上也不扫描。
  为了加强质量控制,加快工作进度,减少登记的烦琐,湖南省电力公司实行了“一卡通”的作业方式,以卷(盒)为单位填写《档案数字化工作责任卡》。“档案特征”栏目,包括档号、年度、保管期限、案卷题名、页数、存放地点等,由档案出库人员填写;“鉴定整理”栏目,包括规范案卷与卷内文件题名,以“件”为单位,提出是否扫描意见,并对扫描件进行再次编页号,鉴定责任人要签名,鉴定整理组组长要审核;“档案修裱”栏目,主要是对影响扫描质量的纸质档案,以“页”为单位,提出修裱意见,由具有档案修裱技术的人员上岗。把档案扫描分为扫描、修饰、质检、挂接4个岗位,实现了环环相扣的精细化管理。

细节来自创新

  档案数字化是现代档案管理模式的一种创新。只有与时俱进,才能不断创新,也只有注重细节管理,扫描质量才能更好。
  由于部分档案文件形成时间久,加上上世纪80年代前的印刷技术较差,油墨渗透、粘污现象十分严重。为此,公  司进行紧急动员,招聘相关人才,并加大投入,仅用了短短2个多月时间,就开发出了“扫描图像优化处理软件”,该软件能对任何一种扫描仪形成的图像文件进行批处理,能进行去黑边、纠斜、剪裁、去污、文字加深或变浅等。科技创新切实提高了工作效率,修饰图像的速度也提高了20倍。

  原载于《中国档案报》2011年10月28日    总第2223期    第三版

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发表于 2011-11-3 09:55:10 |显示全部楼层
是啊,前期工作差一点儿的结果就是什么都查不到呢!
坐看云起
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发表于 2011-11-3 12:23:12 |显示全部楼层
哈哈,话说我参加了这次档案数字化,磨人呐~各个环节都要环环相扣,不容出现一点错误,精神要高度紧张才行。。。
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15.25万卷纸?  工程浩大啊。请问使用什么类型的扫描仪器?平板的单页扫描么?
不抛弃,不放弃。
我只是颗学豆。
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发表于 2011-11-3 20:33:07 |显示全部楼层
如同“文档一体化”,任何工作前期工作都很重要呵。
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不错
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深有同感!!!!
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谢谢楼主,借鉴一下
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我们也正往这条艰辛的路上走~
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