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武汉普提金集团档案工作实习心得

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发表于 2011-10-25 11:53:57 |显示全部楼层
    这个暑假7月份到8月份为期一个月的档案整理实习结束了,我作为实习小组的组长,首先非常感谢武汉普提金集团给我们提供的一次非常难得的实习机会,感谢付老师为我们奔波联系实习单位,也特别感谢本科学妹朱俊东等6位同学,是他们让我过了一把“企业档案主管”的瘾,也让我体会到了“白手起家”的档案管理之不易。短短的一个月实习,令我们懂得了很多,学会了很多,收获了很多,我们对档案专业有了更深的了解,也更热爱自己的专业。


一、 实习内容
    感触颇深主要是源于在普提金的实习我们自主性比较大,虽然遇到的问题也比较多,但是在一次次的自我否定和大家的团结协作中都有了比较满意的答案,对于档案工作一定要有足够的积极性,才能在工作中得到升华,提高专业素养。整体上我们六个人分三组,而且是一男一女的搭配,这样就保证了大家都有事情做而且有条理,并且男生侧重宏观女生看重细节,在做档案工作中可以同时起到监督的作用,是一个比较好的团队合作的方法。 普提金集团主要是经营房地产开发这一块的,因此主要涉及到是科技档案,这也代表了如今一些中小型企业在档案整理工作上的具体情况。之前普提金的档案管理是各部门各自管理,但是没有统一标准,而且最初的收集也很混乱,再加上由档案专业知识相对缺乏的行政部门秘书代为管理,所以档案还是比较混乱。这在公司成立初期可能还没什么太大影响,但随着档案数量的急速增加,不论是管理还是利用方面都明显的感觉到困难。所以当我们最初去的时候那里的档案都被散乱装在几个大纸箱里,图纸文书都有,想在那里面找一份资料那难度可想而知,丢掉也不行。因此对理论高于实践的学生来说这无疑是一种很大的挑战。
    这次实习很有成就感,把一堆“废纸”整理的井然有序,虽然也存在局限性,我们在整理中以实用为原则,理论联系实际,最后整理出了让大家都比较满意的结果。这次的档案整理工作主要分为两个部分:一是科技档案的整理,其中工程图纸档案的折叠占据了比较长的时间,二是档案的录入,而录入的标准都要我们自己设置,因此难度显然比较大。
    我们首先讨论了分类方案,首先按照项目分,然后再按照时间先后排列,就是说项目之下按照时间流水号进行排列,这样找起来比较方便。整理时我们还兼具了收集的工作:所以我们的档案整理及录入过程是:收集—鉴定—分类—排序—编号—编页—装盒—档号编制—存放号编制—录入。在这些过程中我们每一步都会进行校对。接下来我们编制了卷内目录、备考表、卷脊、案卷目录登记簿。这些对于他们今后的查找会有很大的方便性。尤其案卷目录登记簿是今后工作中必须要做到的一个方面,这样不仅查找方便而且管理也很方便,是一个很便利的检索工具。而卷脊的设置我们很简单:档号、项目名称、存放号。档号的设置问题可以说是我们在实习过程中最纠结的一个问题,一来之前没有自己设置过档号,二来普提金集团没有人明白档号是什么,因此我们要设置最简单最容易查找的档号才好。最终我们采取:项目号—项目案卷流水号的方法。这样在增加新卷宗的时候也很方便。存放号,我们采取柜号—层数—每层案卷的流水号。这样便于查找,利用起来很方便。至此我们的档案整理程序就结束了,我们还专门做一个案卷账簿,上面注明:档号、存放号、项目名称、文号、日期,这些信息,这样就算是没有专业的档案管理软件也可以利用这个简单的检索工具从许多档案中找到自己要的那份。


二、 实习收获
    这次实习最大的收获是让我们更加认识到档案管理的重要性。在我们最初进到普提金集团时,部门人员都对于档案的整理没有明晰的概念,在我们实习第一天就要求我们录入,而我们整理完走的时候,他们却是不停问我们档案管理的相关情况。这让我们有很大的成就感。
    第二个收获就是让我们对档案专业有了更深刻的感情,之前对于档案管理没有很深刻的了解,只是按照已有的软件和单位负责人的要求做事情,而这次从资料的收集到录入的标准都是自己制定,非常有成就感,也让我们更加坚定了在选择职业的时候以档案管理为目标。


三、 一些思考
    这次实习让我们认识到企业档案管理和事业单位的档案管理有很大不同,因为企业更加注重盈利,所以对于不会对立即产生经济效益的档案给予很大关注和资金投入。因此在档案管理中必然有很多阻碍。在普提金实习过程中,他们的档案利用意识较强,但管理意识相对薄弱,很多图纸他们负责整理档案的人员都不清楚是哪些项目;有些文件不完整,缺一页甚至只有第一页;还有很多文件没有填完或者填完了没有盖章等等。这些对于集团今后的档案管理会是很大问题。
    总之这次实习有很大收获,让我们更加热爱自己的专业,也明白档案专业是一个必须脚踏实地,细心耐心去做的专业,是一份需要高度统筹和管理能力,需要很专业且敬业的精神,需要耐心细心的做事态度,这样才能做好档案,让利用者满意,查阅者放心。今后我们要继续加强自己的专业敏感度,提升自己的专业素养,在今后的工作中提高自己的竞争力。

  来源:企业档案与知识管理研究中心    作者:硕士研究生 叶莉 ; 09本科生 朱俊东

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发表于 2011-10-26 07:12:48 |显示全部楼层
值得鼓励!
历史学家关注的是过去;政治家关注的是现在;科学家关注的是未来;而档案学家关注的是,如何为了未来而把现在完整地保存为过去。
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淡如水 发表于 2011-10-26 07:12
值得鼓励!

O(∩_∩)O~
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分享了谢谢
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不错,很简洁!!!!
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发表于 2012-5-16 00:40:50 |显示全部楼层
一切问题最终都是时间问题,一切烦恼其实都是自寻烦恼。  

哈哈 支持啊 可以换头像咯
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