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新成立单位的文书处理与立卷工作之我见

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发表于 2011-10-14 19:04:56 |显示全部楼层
新成立单位的文书处理与立卷工作之我见
——记某新成立单位的实习经历
马帅章  天津师范大学

摘要:本文结合自己在某新成立机关的实习经历,通过分析在立卷工作中遇到的问题为同类新成立单位的文书处理与立卷工作提出一些注意事项与建议,希望能给档案立卷工作带来一些借鉴。

关键词:新成立单位  文书处理  立卷

一、        做好新成立单位档案分类与立卷工作的重要性
首先,档案为新成立单位发挥了记忆功能。一个新成立的机构,从其形成组建过程之初就启动了全新的业务活动和部门职能发挥的机制。新成立单位主要包括合并若干部门组建为一新部门和新设部门两大类。如何做好新合并部门新旧机构业务的有效衔接与保存好新组建部门成立之初的各种活动记忆?档案为机构记忆的保存提供了切实有效的途径。档案本质上就是人们为了辅助记忆与保存记忆而形成的一种符号载体形式,其内容记录着已发生的的原始事件与活动过程。整理新单位的档案工作关系到本单位的机构形成记忆以及各项业务活动的记忆,有序化的档案实体与信息为记忆功能的发挥奠定基础。档案分类与立卷工作又作为档案整理的基础性工作,其工作质量的高低直接影响之后查考档案原始资料的实现程度,关乎档案记忆功能的发挥。
另外,从全局出发做好新成立单位的档案分类与组卷工作,关系着新成立单位档案工作基础的草创与奠基。新单位的形成,需要在各个方面创建基础。机关单位的档案工作基础也是机构创立之初需要注意的关键问题。档案工作是机关单位各项活动所必不可少的一部分,承担着活动流程的记忆和备以查考的职能。利用好机构创立之初的契机,把握好新的起点下档案工作的独特性,创建符合要求、规范有序的档案工作体制是打好新机构档案工作基础的首要目标。在这种背景下,介入并着重开展新成立单位的档案分类与组卷工作显得很重要。

二、        新单位档案分类与立卷过程中遇到的问题
做好新成立单位的档案分类与立卷等基础工作意义重大。但是由于自己所在实习单位本身规模比较大,业务范围也比较宽泛,初建时的文书档案基础工作环节相对薄弱。所以我们在刚开始介入工作时一显盲目,二显无头绪。从各个运行不太成熟的业务处室杂乱无章以及相互交错的文件资料,经过整理有序化的排列装盒,每份文件最终相对齐全完整。在这项工作过程中,我们遇到了很多一些问题。很多问题是由新成立单位的组织系统不稳定等固有限制条件造成的,也有一些问题是由文书处理与文书管理等环节中的操作不规范与思想不重视等因素所导致的。
(一)文书处理过程中的问题
在整理办理完毕的文件中,我们发现该单位在文书运转过程中,存在一些问题。文书处理工作反映了一个单位业务活动的真实面貌,是整个单位活动的原始记录。办理好公文不仅直接影响单位的工作质量和效率,也影响着文书办结后档案立卷及档案的开发利用工作。认识文书处理过程中存在的问题能保障文书立卷直至最终档案的质量。下面简要列举几项问题:
1、文书处理中存在较多问题。其中本单位发出去带文号的文件以及一部分外单位来文,存留件没有加盖处室保存文件登记公章。这就影响到立卷时的分类与组卷,会造成文件的缺失与不完整性。
2、有些发文文号重复不规范。同样文号,在两次不一样内容的文件中重复使用。这样会导致组卷时文件的排列与完整性出现问题。
3、在办理完毕的文件中,存留的文件不齐全完整。有的文件只有打印件,没留存领导签发的底稿;有的留底稿没有正式发文。有些正式带文号的文件中注明有附件,却在存档立卷中找不到所附的文件。
4、本单位名义召开的会议所生成的文件,仅仅有会议通知。立卷主要组成内容的会议内容材料(比如说领导讲话等)难以找寻齐全。
(二)文书立卷过程中遇到的问题
进入文书立卷工作后,由于种种原因对于这个新成立单位我们也遇到了不少问题。文书处理与保管工作的很多失误习惯性地演变为立卷时操作的棘手问题。
1、办理完毕的文件,同样的一件事或一项活动一般要求是请示、批复和相关的材料放在一起。但在处理各个处室的文件时,三者往往难以齐全,影响案卷与文件的完整性。
2、在机关成立初期,内设机构可能是由于分工不太明确,或是人员不到位,致使一些文件在流转中出现办理的处室不定性。同样的一件事,有些是某处室办理,有时却会批到另外的处室阅办。立卷时难以确定文件的归属与缕清文件所含事项的来龙去脉。
3、人员的调整与变动导致文件收集工作出现很多障碍。文件的复印件过多以及大量文件的原件缺失,导致立卷时难以按照规范的归档要求将原件与复印件区别处理。
4、各个处室工作人员对于文件管理与档案的工作观念差异的存在,直接导致各个处室的文件从保存数量到质量上悬殊明显。

三、        问题产生的原因
上述问题仅仅是我遇到的比较典型的问题。综观此次实习经历,这些问题的产生有很多原因。有些是新成立单位无法克服的客观条件的限制,也有一些是人为的主观上能够改善并按照规范要求去克服的原因。
客观条件的限制是所有新成立单位所面临的共同的问题。人员设置的流动性和不稳定性,会造成文书处理与保存工作的难以统一规范性。同时,由于新单位的档案基础工作尚处草创阶段,文书处理规范与规章制度的贯彻执行需要在新的条件下逐步过渡实现。简而言之,客观上新单位、单位工作人员以及新单位的文书档案工作需要有一段磨合期和互相适应的阶段。
主观上文书人员的重视与规范性操作会减少失误,也能克服一些客观条件的限制。立卷时很多问题的产生与文书人员的档案意识与办公办文细节有很密切关系。档案意识的培养与对档案工作的重视是文书人员的基本业务素质。同时在日常的办公过程中分门别类的保管与处理文件,并切实按照文书处理的程序严格规范操作与管理方式,这将会从很大程度上避免立卷时很多问题的产生。
       
四、        建议和措施
针对上述分析的问题与造成问题产生的原因,尝试提出一些建议与措施。希望能用这个典型的例子为其他新成立单位的文书档案工作提供借鉴。
1、建立健全文书、档案制度,规范发、收文件的管理程序。
首先,办公室应在适当时机,在办公会上强调说明文书处理与档案工作的重要性,引起各职能处室领导对此项工作的真正重视。落实文书与档案管理的责任制,使文书与档案工作能处于一个日常管理的常态之中。
其次,办公室要加强对公文运转的管理和指导,定期对文书网络人员进行培训并组织处室间相互交流,奖励先进带动后进。同时要统一规范整个单位的文书处理与规范保管工作,保障立卷工作的顺利开展。
在工作中注意做好对档案工作的宣传,使档案意识深入人心。可以说,档案工作人人有责。单位所有工作人员都应关心档案工作,人人参与档案工作。这样可以为文书档案工作人员提供一个良性的业务状态、工作氛围与协作支持机制。
2、办公室应尽快督促机关各处室做好收、发文的登记工作,在公文原件上盖好处室收文登记章,公文处理完毕需及时将原件分类存放。尽量将同一时间的相关文件与资料集中存放,以保证立卷时文件的完整性。
3、公文处理时应注意分开承办、传阅、待办、不办等类别的文件,按照活动事项专项内容区别保管。
4、办公室应对处室业务工作有交叉阅办的处室之间,做好文件运转的协调工作,最终承办的处室,应该妥善保存相应的文件和资料,为立卷工作做好前期准备。
5、人员调整与流动时,需要切实保证交接工作的顺利开展。对于新人要进行文书处理与档案保管的专门指导与培训,防止由于人员设置不稳定而带来的一些问题。
以上仅仅是我的一次实习经历的总结。或许各类新成立单位在文书处理与档案管理工作中还存在其他各种各样的问题。本文仅仅用一个典型的新成立单位的实际情况,以我这个辅助参加该单位立卷工作的实习者的视角总结分析了一些问题并提出了一些设想与建议。希望能对同类单位起到一定的借鉴作用。




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谢谢分亨。
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洼盈敝新 发表于 2011-10-15 00:16
谢谢分亨。

谢谢参看!还望大家提出建议和批评。我也好好学习一下
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