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高质量档案为国家审计事业发展铺设服务之路

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发表于 2011-4-14 13:11:42 |显示全部楼层
文章作者:程志明 来源:《中国档案报》   
    档案,“今赖之以知古,后世赖之以知今者也”。档案质量是档案的生命线,档案质量的好坏直接影响其效用。近年来,国家审计署始终将档案质量摆在档案工作的首位,努力做到档案内容真实、数据准确、资料齐全、书写规范、编目清晰、排列有序、标识完备。作为2006年第一批接受国家档案局档案质量检查的单位,国家档案局的检查促进了国家审计署的档案整理更加规范,管理更加严谨。

    领导重视,是提高档案管理质量的根本保证

    国家审计署领导十分关心档案工作,赋予档案处“管理、服务,把关”的职责,将档案质量看作审计质量控制的最后一关。原审计长李金华为档案处成立二十周年题词,勉励审计战线的档案工作者为审计事业服务。时任副审计长刘家义亲临档案库房建设工地现场,亲手划分了档案库房、阅卷室、办公室,帮助档案部门实现了“三室分开”。在审计署近年来最重要的业务规范性文件《审计机关审计项目质量控制办法(试行)》中,审计长亲自拍板确定增加了《审计档案质量控制》一章,100条办法中涉及档案的内容占了9条,充分体现了署领导对档案质量的重视。

    打造高素质的档案人员队伍和全员参与,是保证档案质量的基础和前提

    打造一支素质过硬、业务熟练的专兼职档案人员队伍是提高档案质量的组织保证。高质量的档案管理需要高素质的档案专业人才。

    首先,为加强档案人员队伍建设,署机关连续招入2名档案专业的年轻公务员,与此同时,审计署驻地方特派办也新录用多名档案专业的专职档案员,壮大了档案干部队伍的力量。其次,积极组织档案人员参加国家档案局组织的各类培训,使其不断学习新知识,紧跟档案管理的发展形势和新要求,努力将培训班上学习到的内容融入档案管理实践中。此外,审计署还十分重视对署机关各司局兼职档案人员的培训,每年年初归档工作开始前,都要以署办公厅名义举办归档培训班,指出前一年归档工作中容易出错的地方,提醒归档注意事项,让兼职档案人员熟练掌握归档程序和流程,明确归档要求,从而保证档案归档质量。

    不仅如此,档案质量的好坏还取决于档案文件材料形成者的档案意识。全员参与就是要求单位的全体人员都具备档案意识。全员的档案意识越高,形成的档案质量就越高。为提高全员的档案意识,提高做好档案工作的自觉性,审计署采取了多项措施。

    一是在审计项目开始之前,先对审计人员提出归档要求。比如在三峡水利工程审计、奥运场馆审计中,参加审计项目的审计单位多、人员多,为了保证档案质量,审计署坚持在审计人员下点审计前,先提归档要求。

    二是适时在审计业务培训中加入档案内容。如在对各部委的中央预算执行和其他财政收支审计项目的培训班上,专门制作幻灯片课件,把平时档案中不规范的档案图像展示给审计人员观看,帮助审计人员加深印象,防止类似错误的产生。

    三是每年以署办公厅名义对档案归档质量进行通报,引起署机关各司局领导对归档工作的重视,提高全署人员对档案质量重要性的认识。

    四是档案部门对审计署优秀审计项目评选具有一票否决权。优秀审计项目评选是审计署年度工作的重头戏,各单位领导和审计人员都十分重视。如果审计档案不过关就不能参加评选,这就使得审计人员在审计项目中注意档案要求,时刻保持档案意识。

    加强文件材料的事中管理,是提高档案质量的重要手段

    档案工作在工作流程上是末端,档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件,就必须转变工作思路,把档案质量检查的关口前移。为此,审计署档案部门和文书部门建立了密切联系,从文件的产生起就关注其是否符合归档质量要求,并加以登记,防止出现文件材料漏归现象。另外,还增加了与法规部门的联系,通过审计项目文件资料的三级复核,加强审计档案质量的事中控制与管理,保证文件材料在归档时符合归档要求,切实保证档案质量。

    明确档案质量规范并严格执行,是保证档案质量的关键

    多年来,依据国家档案局规定的档案管理制度和规范,国家审计署先后制定和修订了多项适应审计署实际的规范化文件。

    坚持“谁承办谁归档”、“谁审计谁立卷”、“边审计边立卷”、“审结卷成”的原则,指定审计组主审负责立卷,审计项目一经实施,立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时,立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理,并由审计组长复查。档案整理在各个环节都落实到人,分工细化,保证了档案质量责任的可追溯性。为了克服审计人员怕麻烦的心理,充分利用办公自动化管理系统,将编制好的归档格式模板发布在办公厅网页上,对目录编制、卷皮填写、移交手续等环节提出了明确标准,统一字体、统一字号、统一行高和列宽,既保证了档案整理和归档有据可依、有序可循,也使得档案整齐划一、美观大方。由此,细化了档案质量标准,提高了保证档案质量的可操作性。

    按时归档也是国家审计署档案质量严格管理的重要举措。按规定,各单位所有档案必须在每年4月30日前向档案部门移交完毕,这样做的目的就是为了保证归档时间的严肃性。只有严格地控制时限,才能确保移交档案的完整性,才能保证档案人员有足够的整理入库时间,从而进一步提高档案质量。

    在确保署机关档案质量的同时,国家审计署还注重指导和检查驻地方派出机构的档案质量,以保证审计署档案全宗的整体性和档案质量的一致性。对设在地方的18个特派办,审计署采取实地抽查和通过远程检查特派办电子档案目录的方法,督促特派办提高档案管理质量。目前,18个驻地方特派办中的大部分单位已经得到当地档案管理评比的最高荣誉,如“辽宁省十佳档案集体”、“云南省首家五星级档案室”、“山东省档案管理特级单位”、“重庆市机关档案管理工作一级单位”、“甘肃省一级标准化档案室”、“山西省一级档案标准化管理单位”等等。有的特派办还结合IS09000质量标准,将档案工作纳入全面质量控制体系,对文件材料形成到最后归档整个过程作了严格控制,收到了积极效果。







    原载于《中国档案报》2011年4月14日总第2140期 第三版

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优秀的经验值得学习借鉴,谢谢。
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